За яким курсом визнавати добові витрати при закордонному відрядженні?

В першу чергу зауважимо, що Інструкція №59 є обов’язковою для застосування підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Госпрозрахункові підприємства Інструкцію №59 можуть використовувати довідково (під час складання Положення про відрядження, колективних та трудових договорів, або наказів про відрядження).

Тобто, на приватному підприємстві обов'язково повинно бути власне Положення про відрядження, в якому зазначається розмір добових. При цьому, приватне підприємство для закордонних відряджень може встановити розмір добових і у фіксованій сумі у гривні.

Проте варто звернути увагу, що у пп. 170.9.1 ПКУ наведено максимальний неоподатковуваний розмір добових — 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим Нацбанком України, в розрахунку за кожен такий день. Це означає, що ПКУ не обмежує сам розмір добових, але обмежує їх неоподатковуваний розмір. Також це не означає, що добові мають бути перераховані у гривню за курсом НБУ за кожен день такого відрядження – це правило застосовується лише для визначення неоподатковуваної суми добових витрат.

Відповідно до п. 5 П(С)БО 21, операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням валютного курсу на початок дня, дати здійснення операції (дати визнання активів, зобов'язань, власного капіталу, доходів та витрат).

Якщо добові встановлено в іноземній валюті, то при подані працівником авансового звіту необхідно зважати на те, чи видавався йому аванс у іноземній валюті, чи ні:

• якщо аванс на відрядження було видано в іноземній валюті, то при затвердженні авансового звіту сума добових у межах виданого авансу перераховується за курсом НБУ на дату перерахування/надання працівнику такого авансу;
• якщо аванс на відрядження не видавався, або видавався/перераховувався у гривні, то розмір добових перераховується у гривні за курсом НБУ на дату затвердження такого авансового звіту.

Крім того, якщо підприємство бере за основу Інструкцію №59, зокрема, п. 19, то під час складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти - зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим Національним банком України на день затвердження такого звіту.

Однак, добових це стосуватись не буде, оскільки згідно з п. 15 Інструкції № 15, добові витрати – це окремий вид витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження. Тобто це витрати, що не є документально підтвердженими, а отже, якщо їх розмір встановлено у валюті, то вони перераховуються у гривню або на дату отримання авансу у іноземній валюті (перерахування гривні на особисту або корпоративну картку працівника не є авансом у валюті) або ж на дату затвердження авансового звіту (якщо аванс видавався у гривні або не видавався взагалі).

Та все ж таки радимо підприємству узгодити у колективному або трудовому договорі з працівниками всі нюанси компенсації витрат на відрядження у іноземній валюті і зазначити їх у власному Положенні про відрядження, оскільки Інструкція №59 призначена саме для бюджетних підприємств і має особливості, що пов'язані безпосередньо з їх статусом.