Як нарахувати добові, якщо прибуття до Києва з-за кордону відбулось о 00:40?

Відповідно до п. 170.9.1 ПКУ до оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день.

Порядок відрядження за кордон наведено у розд. III Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. №59.

Зверніть увагу! Інструкція №59 обов’язкова лише для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансується) за рахунок бюджетних коштів. Решта підприємств можуть застосовувати цю Інструкцію довідково та не зобов’язані дотримуватись її норм.

Разом з тим нагадаємо, що відповідно до ч. 2 ст. 8 Закону про бухоблік питання організації бухобліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх госпоперацій у первинних документах, також несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів.

У п. 5 ст. 8 Закону про бухоблік зазначено, що підприємство самостійно, зокрема:

• визначає облікову політику підприємства за погодженням з власником (власниками) або уповноваженим ним органом (посадовою особою) відповідно до установчих документів;
• обирає форму бухобліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних;
• розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.

Тому рішення про встановлення розміру добових витрат для закордонних відряджень та порядок їх застосування керівництву підприємства необхідно оформити наказом щодо внесення змін до наказу про облікову політику.

Також розмір добових витрат може встановлюватись і окремими наказами керівника підприємства, такі накази можуть видаватися перед кожним відрядженням. Але (головне!) зробити це необхідно перед направленням працівника у закордонне відрядження.

ДФС у ІПК від 01.09.2017 р. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК повідомляє, що інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію №59 як допоміжний (довідковий) документ.

Тобто, керуватися нормами Інструкції №59 не бюджетним підприємствам чинним законодавством не заборонено.

Керівництво підприємства, яке не є бюджетним, також може прийняти рішення про застосування норм Інструкції №59. Це рішення також оформлюється наказом.

Зокрема, у пп. «б» п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59 зазначено, що добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах затверджених сум, якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до іноземних держав, або повертаючись з них, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У разі, якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем вказаної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідні день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

За відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, – за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

Відповідно до п. 44.2 ПКУ для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухобліку та фінзвітності щодо доходів, витрат та фінрезультату до оподаткування.

У п. 5 П(С)БО 21 вказано, що операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням валютного курсу на початок дня, дати здійснення операції (дати визнання активів, зобов'язань, власного капіталу, доходів і витрат).

Тому якщо працівник перебував у відряджені за кордоном, наприклад, 4 дні та протягом яких курс іноземної валюти змінювався, то суми добових в іноземній валюті відображаються у валюті звітності шляхом перерахунку із застосуванням валютного курсу на початок дати визнання витрат на підставі авансового звіту.

У разі, якщо керівництво прийняло рішення про застосування норм Інструкції №59, то добові за 26.04.2018 р. в ситуації, що розглядається, розраховуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон, у сумі не вище 80 євро за курсом НБУ за 1 євро на дату затвердження авансового звіту. Якщо авансовий звіт затверджено 26.04.2018 р., за курсом євро на цю дату 32,010659 грн, добові мають бути не вище 2560,85 грн з відображенням у бухобліку за ДТ 23 (91-94) та КТ 372.