Помер працівник: відображення в об’єднаній звітності

У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин, а саме видати відповідний наказ та усі належні померлому працівникові грошові суми виплатити членам його сім’ї або спадкоємцям.

Тобто, проводячи останній розрахунок, роботодавець має нарахувати цьому працівнику зарплату за відпрацьований період, компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, лікарняні тощо.

Тож, провівши всі необхідні розрахунки бухгалтер має відобразити їх у відповідних додатках Об’єднаної звітності. Далі детальніше.

Додаток 5

Оскільки працівник помер у травні (це звітний ІІ квартал), а свідоцтво про смерть надано у серпні (це вже настає ІІІ звітний квартал), то виходить, що інформацію про цього працівника потрібно відобразити «заднім» числом, тобто, внести у Додаток 5 Об’єднаної звітності уточнюючу інформацію за ІІ квартал. Відобразити дану інформацію за звітний квартал (ІІІ квартал) не вдасться, тому що це інформація за минулий період.

Таким чином, потрібно зайти в період ІІ кварталу та сформувати Об’єднану звітність з типом «Уточнююча» та додати Додаток 5, в якому заповнюємо:

• як зазвичай, інформацію по звільненому працівнику;
• у графі 10 – дата закінчення трудових відносин (буде дата смерті, вказана у свідоцтві);
• у графі 16 – вказується дата та номер наказу (оформлений у серпні по факту отримання свідоцтва про смерть, в даному випадку дата наказу та дата смерті можуть бути різні), згідно якого проведено звільнення;
• у графі 17 – вказується підстава. Звертаємо увагу, що Законом №2352 будо внесено доповнення в ст. 36 КЗпП, зокрема додано п. 8-2 до ч. 1 зазначеної статті, де вказана така підстава припинення трудового договору, як смерть працівника. Тож, в цій графі потрібно вказати підставу «п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП». Норма діє з 19 липня 2022, тому для її застосування орієнтуємося на дату видання саме наказу (по факту припинення трудових відносин), а не дати смерті, зазначеної у свідоцтві.

Додаток 1

Щоб правильно відобразити інформацію по звільненому працівнику, потрібно подати два комплекти Об’єднаної звітності - одну з типом «Уточнююча», другу з типом «Звітна».

Чому?

Тому що для початку потрібно виправити несумову помилку за допомогою уточнюючого

Додатку 1, в якому потрібно виключити дні без збереження зарплати (графу 13) та відкорегувати календарні дні перебування в трудових відносинах (графа 14), відображені у травні та червні ІІ кварталу. І вже потім в додатку 1 Об’єднаної звітності за серпень ІІІ кварталу відобразити нараховані належні при звільненні виплати працівнику. Про це далі по порядку.

Додаток 1 з типом «Уточнююча»

Потрібно зайти в період ІІ кварталу та сформувати Об’єднану звітність з типом «Уточнююча» та додати два додатки 1 (окремо для травня, окремо для червня).

У Додатку 1 за травень корегуємо календарні дні без збереження зарплати та календарні дні перебування у трудових відносинах, тобто буде два рядки:

• рядок 1: повторюємо повністю рядок так, як він був відображений у травні ІІ кварталу, з днями відпустки без збереження зарплати у графі 13, при цьому у графу 25 ставимо «1» (рядок на вилучення);
• рядок 2: зазначаємо за працівником вірну інформацію. При цьому у графі 13 – дні відпустки без збереження зарплати та у графі 14 – кількість днів перебування у трудових відносинах – відображається рівно та кількість днів, яка була включно з датою смерті, і у графу 25 ставимо «0» (рядок на включення).

У Додатку 1 за червень знімаємо календарні дні без збереження зарплати та календарні дні перебування у трудових відносинах, тут буде лише один рядок, тому що у червні з працівником вже ніяких трудових відносин не було і інформація, що була відображена в ІІ кварталі є помилковою, тому у рядку:

• повторюємо повністю рядок так, як він був відображений у червні ІІ кварталу, з днями відпустки без збереження зарплати (у графі 13) та з календарними днями перебування у трудових відносинах (у графі 14), при цьому у графу 25 ставимо «1» (рядок на вилучення).

Підсумуємо

Як видно із вищезазначеного, об’єднана звітність з типом «Уточнююча» за ІІ квартал буде одна, тому що виправлення стосуються одного працівника, та міститиме два додатки 1 (травень та червень) та один додаток 5.

У титульній частині Об’єднаної звітності з типом «Уточнююча» рядки починаючи з 07 по 110 не заповнюються. У рядку 061 потрібно вказати кількість додатків 1, які подаються (2) та кількість аркушів, які вони займають. Також у рядку 065 – вказують кількість додатків 5, які подаються, в даній ситуації «1», та кількість аркушів, які вони займають.

Додаток 1 з типом «Звітна»

Відповідно до п. 1 розділу IV Порядку №773 нарахування зарплати, здійснені за попередній звітний період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включаються в зарплату місяця, в якому були здійснені такі донарахування.

Таким чином, оскільки корегувати травень щодо нарахованих сум працівнику та суми ЄСВ в серпні не можна, то відобразити нараховані виплати при звільненні працівнику, який помер, потрібно тільки у місяці нарахування (у серпні) із зазначенням у:

• графі 8 – КЗО «1» або «2» - якщо працівник був особою з інвалідністю;
• графі 9 – коду типу нарахувань «1». Код типу нарахувань 1 зазначається лише для осіб, зокрема яким після звільнення з роботи нараховано заробітну плату (дохід) за відпрацьований час (п. 1 розділу IV Порядку № 773);
• графі 10 – місяць, на який припадають виплати (05.2022);
• графах 16 та 17 – суму нарахованої компенсації за дні невикористаної відпустки при звільненні;
• графі 20 – суму ЄСВ, нараховану на суму компенсації. Звертаємо увагу, що якщоприпинення трудових відносин з працівником відбулося не останнім робочим днем місяця, ЄСВ сплачується з фактично нарахованої суми. У випадку, якщо дата смерті працівника є останній робочий день/останній день місяця і даний працівник не був особою з інвалідністю, у роботодавця виникає обов’язок щодо сплати ЄСВ не менше мінімального розміру (ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ). Тому тут з’явиться ще один рядок з кодом «13» у графі 9 та відображенням у графі 18 суми різниці між МЗП та фактично нарахованим доходом і у графі 20 – нарахована сума ЄСВ на цю різницю;
• графи з 5 по 8 та з 21 по 24 заповнюються в звичайному порядку;
• інші графи – не заповнюються. Зауважимо, що графа 14, в даному випадку, теж не заповнюється, оскільки кількість днів у трудових відносинах відображається у додатку 1 за травень місяць ІІ кварталу, тому для уникнення задвоєння днів, в цьому додатку повторно не відображаються.

Додаток 4ДФ з типом «Звітна»

У Додатку 4ДФ нарахована сума остаточного розрахунку відображається також у місяці того кварталу, коли проведено нарахування, тобто нарахована сума компенсації (графи 3 та 3а) буде відображена у серпні за ІІІ квартал з відображенням утриманих ПДФО (графи 4 та 4а) та ВЗ (графи 5 та 5а) за ознакою доходу «101». Крім того, у графі 8 потрібно буде зазначити дату звільнення працівника (це буде дата смерті, зазначена у свідоцтві).