Не включено інформацію про працівника в таблиці 6 Звіту з ЄСВ, як виправити

Ситуація. З 27 січня по 18 лютого 2020 р. працівник знаходився у щорічній відпустці, що відображено в Звіті з ЄСВ за січень. В лютому працівник одразу після відпустки написав заяву на відпустку без збереження зарплати на 8 днів, оскільки нарахувань у лютому не було, працівника не було включено до таблиці 6 Звіту з ЄСВ. В листопаді 2020 року працівник надав листок непрацездатності. ФСС не приймає заяву-розрахунок на оплату листка непрацездатності, адже в ПФУ немає даних про відпустку без збереження зарплати 8 к.д. за лютий 2020р. і загальна кількість днів в періоді не співпадає. При спробі здати Звіт з ЄСВ з типом “скасовуюча” за лютий 2020 року, щоб зазначити працівнику відпустку без збереження зарплати, отримали квитанцію 2 з текстом помилки: “Таблиця 6 тип форми "скасовуюча" рядок 1. РНОКПП або серія та № паспорта 1989012237 не знайдено серед актуальних документів за відповідний звітний період”.

Відповідь:

Виправлення помилок у Звіті з ЄСВ передбачено розділом V Порядку № 435.

Згідно з п. 2 розділу V Порядку № 435 у разі виявлення у Звіті з ЄСВ помилки в реквізитах (крім сум) після закінчення звітного періоду, що стосується страхувальника або застрахованої особи, подаються скасовуючі документи, тобто страхувальник повинен сформувати та подати звіт за попередній період, який містить: перелік таблиць звіту, відповідну таблицю із зазначенням типу форми ”скасовуюча” з відомостями, які були помилкові, на одну застраховану особу окремо та відповідну таблицю із зазначенням типу форми ”початкова” із зазначеними правильними відомостями також на одну застраховану особу окрему.

В ситуації, що склалася, немає підстав для формування та подання Звіту з ЄСВ з типом “скасовуюча”, оскільки скасовувати немає чого - працівника не включено в звіт за лютий. Таблиця 6 з типом “скасовуюча” формується лише коли на працівника були подані помилкові дані. А раз дані про працівника відсутні, ось і прийшла квитанція 2 з текстом помилки: “Таблиця 6 тип форми "скасовуюча" рядок 1. РНОКПП або серія та № паспорта 1989012237 не знайдено серед актуальних документів за відповідний звітний період”.

Також дану помилку не вдасться виправити шляхом зазначення його в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за звітний місяць (листопад), просто додавши ще один рядок на цього працівника та зазначивши в реквізиті 11 “022020”. ПФУ знову пришле квитанцію з помилкою: “Звіт подано після терміну. Вже є прийняті і оброблені звіти за вказаний період”. 

Як на практиці. Для того, щоб внести пропущеного працівника у Звіт з ЄСВ за лютий, помилку про якого виявлено у листопаді, потрібно звернутися, для початку зателефонувати, до ПФУ за своїм місцем реєстрації та пояснити інспектору суть помилки та відразу дізнатися П.І.П. начальника відділу ПФУ, це потрібно для того, щоб написати листа на його ім’я з описом помилки, причини виникнення та  проханням скасувати раніше поданий звіт за лютий з можливістю переподати. Після розгляду листа, Звіт з ЄСВ буде скасовано і підприємство матиме змогу знову подати звіт за лютий включивши в нього інформацію про працівника, якого пропустили.

Після того, як всі виправлення будуть зроблені та “новий” Звіт з ЄСВ буде прийнятий, підприємство зможе  подати до ФСС заяву-розрахунок та отримати допомогу по тимчасовій непрацездатності для працівника.