Посада головного бухгалтера відсутня: хто підписує ПН та звітність?

Згідно з п. 4 ст. 8 Закону про бухоблік, для забезпечення ведення бухобліку підприємство самостійно з дотриманням вимог Закону про бухоблік обирає форми його організації, яке, зокрема, передбачає самостійне ведення бухобліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства.

Як підписувати ПН та РК?

Як роз’яснюють податківці у ІПК від 05.11.2019 р. №1191/ІПК/04-36-04-01-16 за відсутності на підприємстві посади головного бухгалтера при складенні податкових накладних можливе накладення електронного цифрового підпису (кваліфікованого електронного підпису) безпосередньо власником або керівником підприємства.

Таким чином, за відсутності у штатному розписі посади головного бухгалтера право підписання ПН та РК покладається на керівника підприємства. Водночас, таке право також може бути делеговано і іншій особі (зокрема бухгалтеру), про що повинно бути зазначено в обліковій політиці підприємства (або розпорядженні керівника). Відповідно, в цьому випадку ПН та РК підписує бухгалтер.

Для надання права підпису електронних документів (крім заяви про приєднання до Договору про визнання електронних документів) іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган за допомогою повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку №557, за ідентифікатором форми J(F)1391103 (п. 11 розд. III Порядку №557).

До такого повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів.

При цьому на сформоване повідомлення цифрові підписи накладаються в такому порядку:

• першими накладаються ЕЦП усіх осіб, включених до повідомлення, у порядку черговості їх внесення до повідомлення;

далі — ЕЦП підписувача заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів (керівника):

• останньою — електронна печатка (за наявності). Накладання печатки зараз не вимагається законодавством.

Як підписувати Декларації та фінансову звітність?

Що ж до звітності то тут діють такі правила підпису:

• фінзвітність має бути підписана керівником (власником) підприємства або уповноваженою особою у визначеному законодавством порядку і бухгалтером або особою, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства (ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік);
• податкова декларація повинна бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку, така податкова декларація підписується керівником (абз. 1 пп. 48.5.1 ПКУ).

Отже, якщо обліковою політикою підприємства (або розпорядженням керівника) обов’язок ведення бухгалтерського обліку та подання звітності покладено на бухгалтера, то як фінансова звітність, так і податкова обов’язково підписуються керівником та бухгалтером підприємства.

У разі, якщо ведення обліку здійснюється самим керівником і на нього ж покладено обов’язок складання та подання декларації/звітності, то така звітність підписується виключно керівником, а у графі головний бухгалтер проставляється прочерк.