Порядок списання пально-мастильних матеріалів

Порядок списання ПММ детально розглянуто  тут.

Правилами бухгалтерського обліку не передбачено нормування витрат ПММ. Це означає, що з 01.01.2015 р. вже немає потреби жорстко контролювати витрати ПММ при використанні автомобілів та розподіляти їх на витрати в межах норм та понаднормові. Норми №43 тепер мають використовуватися лише для планування потреби підприємств у ПММ і контролю за їх витратами, ведення звітності, запровадження режиму економії та раціонального використання палива, а також можуть застосовуватися для розроблення питомих норм витрат палива, тим більше, що цей наказ не пройшов держреєстрацію в Мін'юсті.

Сьогодні суб'єкти господарювання можуть використовувати довільні форми первинних документів для списання ПММ, грунтуючись на нормах п. 2.7 Положення №88 та листі Мінінфраструктури від 23.04.2013 р. №4492/25/10-13. Але такі документи мають містити обов'язкові реквізити, встановлені ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88.

Частиною 1 ст. 9 Закону про бухоблік встановлено, що складати первинний документ слід під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення. Тому такий документ (наприклад, подорожній лист) потрібно оформляти на кожну поїздку автомобіля. Оформлення одного подорожнього листа за період у кілька днів (за тиждень або навіть за місяць) буде порушенням ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік.

В ньому мають бути такі реквізити: назва, дата і місце складання документа, назва підприємства, від імені якого складено документ; інформація про автомобіль (його марка та державний номер), ПІБ, номер посвідчення водія, інформація про наявність та рух ПММ (марка, залишок при виїзді та при поверненні, кількість ПММ, що видано водієві протягом дня), показники спідометра при виїзді з гаража та при поверненні, підписи осіб, відповідальних за стан автомобіля, приймання-передачу автомобіля, стан здоров'я водія. Також у цьому документі слід навести результати роботи автомобіля між виїздом з гаража та поверненням до нього: витрати пального та загальний пробіг на підставі даних лічильника.

На практиці, коли автомобіль інтенсивно використовується протягом робочого дня та може здійснювати кілька поїздок, зазначений документ оформляють за підсумками денної роботи автомобіля. Для контролю та впорядкування оброблення даних цих первинних документів можуть складатися зведені облікові документи: наприклад, відомості списання ПММ, які можуть складатися за місяць (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). Дані таких відомостей зручно використовувати для складання актів списання ПММ. Типової форми такого акта для суб'єктів господарювання не затверджено, тому вони також можуть використовувати самостійно розроблені форми.

При цьому на підприємстві може бути видано наказ, в якому  вказано норми списання ПММ при роботі відповідних автомобілів. Цей наказ потрібен для контролю списання ПММ, щоб усунути можливість зловживання водіїв. Але він не є обов’язковим.