• Посилання скопійовано

Документ про оплату оформлено на працівника: чи можна компенсувати понесені витрати?

Підтверджуючим документом при вчиненні нотаріальних дій є довідка, яку видано на ім'я директора з описом дій нотаріуса, розміром оплати за це та записом, що плату за вчинення даних дій проведено. Довідка містить дату, вихідний номер, підпис, прізвище і печатку нотаріуса. Чи можна на підставі довідки та авансового звіту відшкодувати кошти директору?

З суті запитання випливає, що директор власними коштами розрахувався з нотаріусом  за вчинення нотаріальних дій. Своєю чергою, документи про оплату було оформлено на нього як на фізособу без вказівки на підприємство.

Відповідно  до ст. 1159 ЦКУ особа, яка вчинила дії в інтересах іншої особи без її доручення, зобов'язана негайно після закінчення цих дій надати особі, в майнових інтересах якої були вчинені дії, звіт про ці дії і передати їй усе, що при цьому було одержано.

Згідно із ч. 1 ст. 1160 ЦКУ, працівнику, який учинив дії в майнових інтересах підприємства без його доручення, надано право вимагати відшкодування фактично зроблених витрат. Проте, якщо працівник за першої ж нагоди не повідомив керівнику про свої дії, то він своє право втрачає (ч. 2 ст. 1160 ЦКУ).

Тобто, працівник, який витратив свої гроші на потреби підприємства, повинен при першій нагоді повідомити про свої дії роботодавця. Зробити він це може за допомогою авансового звіту з доданими до нього оригіналами документів, які підтверджують понесені витрати. При цьому важливо, щоб документи містили відомості про те, що покупцем товарів (робіт/послуг) є саме підприємство (а не працівник).

Отже, в оптимальному випадку оформлюється договір доручення, працівник виконує цивільно-правову дію, надає документи, які оформлено на підприємство, підприємство компенсує йому витрачені кошти. Якщо ж документи оформлено персонально на фізособу, а не на підприємство, то у випадку компенсації понесених працівником витрат, підприємство формує оподатковуваний дохід для такого працівника з відповідним оподаткуванням ПДФО та ВЗ.

Таким чином, підтверджуючі документи, які надано з авансовим звітом, мають бути оформлено саме на підприємство. При цьому,  якщо аванс не видавався бажано при цьому складати договір доручення. У такому випадку підприємство може відшкодувати понесені працівником витрати без виникнення ризику нарахування ПДФО та ВЗ.

Увага!

Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook

Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!

Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.

Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 99 грн/міс

Передплатити

Автор: Степанов Михаил

Джерело: «Дебет-Кредит»

Рубрика: Облік та звітність/Первинні документи, типові форми

30 днiв передплати безкоштовно!Оберiть свiй пакет вiд «Дебету-Кредиту»
на мiсяць безкоштовно!
Спробувати

Усі консультації рубрики «Первинні документи, типові форми»

  • Що робити, якщо перевізник на заміну CMR надав етикетку?
    Підприємство від перевізника отримало транспортну етикетку на міжнародне перевезення, а не CMR. В етикетці зазначено вантаж, маршрут та немає печатки перевізника. Чи достатньо такої етикетки для документального підтвердження міжнародного перевезення вантажу?
    16.02.2024284
  • Винаймання будинку у фізособи для проживання у відрядженні: підтвердні документи
    Працівники, перебуваючи у довготривалому відрядженні, орендують будинок для проживання у приватної особи (не готель, не ФОП). Які необхідно отримати документи, що підтвердять факт проживання?
    14.02.2024562
  • Оформлення CMR при мультимодальних перевезеннях
    ФОП-перевізник отримав від замовника вантаж із залізничного вагону у Львові і перевіз до Житомира. Вантаж розмитнюватиметься у Києві. Замовник оформив перевезення CMR, а не ТТН, де завантаження і розвантаження в Україні. На його погляд, це мультимодальне перевезення, яке оформляється CMR, а не ТТН. Це правильно? Як оформляти CMR?
    13.02.202484
  • Виправлення помилок в первинних документах, створених в паперовій формі
    Благодійна організація надала благодійну допомогу (генератори) бюджетній установі. В акті приймання-передачі виявлено невідповідність, зокрема, неправильно вказано ціну. Бюджетна установа вже відзвітувала. Як виправити помилку в первинному документі? Які дані відобразити у звіті: з урахуванням виявленої помилки чи без?
    31.01.2024104
  • Starlink для військового підрозділу: документальне оформлення
    Для працівника, який воює, і його підрозділу компанія придбала систему Starlink. Як документально правильно оформити передачу і передати право користування (щомісячна абонплата за користування системи)?
    25.10.2023122