У який строк підприємство має компенсувати працівнику витрати, понесені за рахунок власних коштів?

Коли працівник придбаває товарно-матеріальні цінності або розраховується за роботи/послуги для підприємства, він діє від імені та за рахунок іншої особи. У цьому разі слід застосовувати положення ЦКУ, а саме: норми про договір доручення (якщо мав місце наказ або якесь розпорядження, довіреність тощо керівництва). Це стосується і ситуації, коли  працівником здійснюється оплата за послуги оренди шляхом внесення готівки до каси банку.

Проте на практиці зазвичай жодні довіреності та договори доручення з підзвітними особами не оформляються. У такому разі цивільні відносини передбачають право на вчинення дій у майнових інтересах іншої особи без її доручення (ст. 1158 ЦКУ). У подальшому, відповідно до ст. 1160 ЦКУ, підзвітна особа має право на відшкодування фактично понесених нею витрат. Звісно, за умови, що вона надасть звіт з усіма підтвердними документами (ст. 1159 ЦКУ), і цей звіт буде затверджено керівником, а отже, буде підтверджено доцільність таких витрат. Тобто з боку законодавства це є цілком законна операція.

Щодо строків повернення/компенсації понесених працівником витрат

Податківці в ресурсі ЗІР (категорія 109.14) зауважують, що питання відшкодування витрат, понесених працівником під час придбання товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань стосуються майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником і регулюються ЦКУ.А ось нормами ПКУ та Положення № 148 ці питання не регулюються, і, відповідно, вони не належать до компетенції контролюючих органів.

Отже, звернімося до ЦКУ, на який посилається ДПС. А саме – ст. 530 ЦКУ. Тут сказано: якщо в зобов’язанні встановлено строк (термін) його виконання, то воно підлягає виконанню в цей строк. Тобто, якщо наказами та іншими документами роботодавця, а також договором доручення встановлено строк компенсації працівникові понесених ним на користь роботодавця витрат, то він і буде строком, протягом якого роботодавець має компенсувати витрати працівника. Якщо ж такий строк зазначеними документами не встановлено, то працівник відповідно до ч. 2 ст. 530 ЦКУ має право вимагати здійснення компенсації в будь-який час. Роботодавець повинен виконати такий обов’язок у семиденний строк від дня пред’явлення вимоги.

Слід зазначити, що Мінфін у листі від 10.08.2009 р. №193/06/186-09 також підкреслює, що строк компенсації підприємством підзвітному працівникові витрат, здійснених понад суми, які були видані під звіт, чинним законодавством не встановлено. Для визначення початку перебігу строку з метою звернення до суду працівник має звернутися до роботодавця з вимогою щодо повернення йому понесених витрат.

Таким чином, доки працівник не звернеться до підприємства з письмовою вимогою щодо повернення заборгованості, перебіг позовної давності за заборгованістю підприємства перед працівником не розпочнеться. Якщо ж така письмова вимога буде, то відлік позовної давності (3 роки) розпочнеться на восьмий день після пред'явлення вимоги (ч. 2 ст. 530 ЦКУ).

Отже, підприємство має компенсувати понесені працівником за рахунок власних коштів витрати протягом семи днів від дня пред’явлення ним вимоги. Після завершення  цього терміну розпочинається  відлік загальногу строку позовної давності (три роки) щодо заборгованості підприємства перед працівником.