Документальне підтвердження списання запасів в сільському господарстві

По-перше, є загальні типові форми документів, які можуть використовувати всі підприємства.

Так, відповідно до п. 3.12 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів, затверджених наказом Мінфіну від 10.01.2007 р. № 2  для внутрішнього переміщення запасів, їх відпуску виробничим підрозділам та іншим структурним підрозділам підприємства, що розташовані на іншій, ніж підрозділ, що їх відпускає, території, використовується накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів - типова форма №М-11, затверджена наказом Мінстату України від 21.06.1996 р. № 193.

Відповідно до п. 3.13 Методрекомендацій №2, для оформлення вибуття запасів, відпуск у виробництво яких здійснюється на основі встановлених лімітів, застосовуються лімітно-забірні картки (форми М-8, М-9, затверджені наказом  №193). 

Відпуск матеріалів понад встановлений ліміт або при заміні матеріалів оформлюється актом-вимогою на заміну (додатковий відпуск) матеріалів (форма М-10, затверджена наказом №193) за дозволом керівника підприємства або осіб, на те уповноважених. 

Як зазначено в п. 3.14 Методрекомендацій № 2, вибуття запасів для реалізації (крім товарів в роздрібній торгівлі) оформлюється товарно-транспортною накладною або накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, яку виписує уповноважена особа на основі господарського договору, дозволу керівника або іншої уповноваженої особи.

По-друге, є Методичні рекомендації щодо застосування спеціалізованих форм первинних документів з обліку виробничих запасів в сільськогосподарських підприємствах, затверджені наказом Мінагрополітики від 21.12.2007 р. № 929. Враховуючи ці рекомендації, можна створити ефективний документообіг на сільськогосподарському підприємстві. 

Також нагадуємо, що згідно з ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік підприємство самостійно:

• обирає форму  бухобліку   як   певну   систему регістрів  обліку, порядку  і  способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних  засад,  встановлених  цим Законом,   та   з урахуванням  особливостей своєї  діяльності  і технології обробки облікових даних;
• розробляє систему    і     форми     внутрішньогосподарського (управлінського) обліку,   звітності  і  контролю  господарських операцій,  визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів;
• затверджує правила   документообороту  і  технологію  обробки облікової інформації,  додаткову  систему  рахунків  і  регістрів аналітичного обліку.

Отже, підприємство самостійно визначає види та форми документів для списання виробничих запасів, при цьому воно може враховувати типові форми та методичні рекомендації. При цьому, як мінімум, у формах документів повинні бути обов'язкові реквізити, предбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. 

Найпростішим варіантом може бути акт списання запасів, в якому слід вказати всю інформацію, що необхідна для правильного обліку такого списання, зокрема, причина списання, напрямки використання запасів та інше – щоб можна було чітко визначити, на який витратний рахунок, на яку статтю витрат та на який вид продукції тощо слід списувати вартість використаних запасів.

Також документооборот на підприємстві повинен забезпечувати контроль за збереженням та раціональним використанням запасів.

Все вищевказане стосується будь-яких сільськогосподарських підприємств незалежно від системи оподаткування.