Придбання та списання пального: як облікувати?

Документальне оформлення придбання пального

Підприємство може придбавати пальне як уроздріб у різних постачальників, так і шляхом укладання договору на постачання пального з одним або декількома постачальниками. В цьому та в іншому випадку транспортні засоби (далі – ТЗ) підприємства заправляються пальним у баки в спеціально обладнаних місцях роздрібного продажу пального – на АЗС.

Відпуск пального автозаправними станціями регламентується Інструкцією №281.

Якщо підприємство укладає договір з постачальником пального, то розрахунки за пальне здійснюються безготівково. В цьому випадку ТЗ можуть заправлятися на АЗС:

• за відомостями;
• за талонами;
• за паливними картками.

Заправляння за відомостями. Кількість відпущеного пального фіксується у відомості, яка ведеться безпосередньо на АЗС, що підтверджується підписами оператора АЗС та водія. Форму відомості №16-НП затверджено у додатку 16 до Інструкції №281.

АЗС на підставі відомостей про відпуск нафтопродуктів не рідше одного разу на місяць виписують зведені відомості-рахунки за марками нафтопродуктів та цінами, установленими протягом місяця. У рахунках обов'язково зазначають кількість та загальну вартість відпущених нафтопродуктів, у т. ч. ПДВ.

Звіряють розрахунки зі споживачами за відпущені нафтопродукти щомісяця не пізніше п'ятого числа наступного за звітним (пп. 10.3.2.2 Інструкції №281).

Заправляння за талонами. При такій формі закупівлі підприємство сплачує АЗС аванс за певну кількість пального. На суму сплаченого авансу видаються талони на ПММ. Форму, зміст та ступінь захисту бланків талонів установлює емітент талона, проте у ньому обов'язково мають бути його серійний та порядковий номери.

Цей спосіб купівлі палива передбачає укладення договору з постачальником на купівлю певної кількості, обсягу пального, зі зазначенням його виду. При цьому, як правило, оплата за таке пальне відбувається до його фактичного отримання покупцем, а вид, ціна та кількість фіксуються на момент його оплати. Паливо передається до покупця на підставі виданих постачальником паливних талонів (або талонів на паливо). Передача самих бланків талонів оформляється відповідним актом приймання-передачі.

У договорі також встановлюється, в які терміни і яким чином постачальник повинен буде оформити факт передачі пального покупцю. Адже при заправці використаний паливний талон залишається на АЗС (та й у будь-якому разі він не є первинним документом, а отже, не може підтвердити факт купівлі палива). Заправка за талонами відображається у змінному звіті АЗС (форма №17-НП, затверджена додатком 14 до Інструкції №281). Такий змінний звіт із доданими до нього талонами потрапляє з АЗС до бухгалтерії постачальника.

Передача пального покупцю (не саме фактичне заправляння ТЗ на АЗС за талоном, а передача з балансу постачальника на баланс покупця) відбувається, як правило, за накладними.

Покупець пального, який веде облік паливних талонів на окремому аналітичному субрахунку, здійснює запис, наприклад, Д-т 203/1 «Паливо на складі» К-т 203/2 «Талони на паливо» на вартість того палива, яке отримали за талонами. Накладні на постачання палива складають на підставі зведених даних за звітами АЗС, переданими до бухгалтерії. Періодичність складання таких накладних встановлюється договором.

Відпуск нафтопродуктів за паливними картками. Такими картками можна скористатися як на території України, так і за кордоном. Причому як на АЗС компанії, що випустила таку картку, так і на АЗС іншої компанії, що приймає такі картки до обслуговування.

Облік пального, отриманого за картками, нічим особливим не вирізняється. При такому виді заправляння АЗС видає водієві чек POS-термінала і товарний чек. Не пізніше 7 числа після звітного періоду підприємство отримає накладну на загальну кількість ПММ за усередненими цінами. Тобто з одного боку, є можливість контролювати водіїв, з іншого — такий вид співпраці із заправними станціями спрощує облік.

Придбання пального у роздріб без укладання договору. Найпростіший варіант придбання пального – це придбання його вроздріб на АЗС через підзвітну особу. Як правило, такою особою є водій.

Списання пального за нормами

Чи обов’язкові Норми №43? Паливно-мастильні матеріали списуються за фактом їх використання автомобілем з урахуванням норм витрат. Для списання пального, використаного автомобілями, традиційно використовуються Норми №43. Хоча нормування витрат пального здійснює здебільшого спеціаліст (механік) з автотранспорту, зазначимо для бухгалтерів, що при користуванні Нормами №43 береться до уваги значна кількість коефіцієнтів, які дають змогу враховувати виконану транспортну роботу, кліматичні, дорожні й інші умови експлуатації.

Мінінфраструктури в листі від 21.02.2017 р. №1441/18/10-17 висловило думку, що списання палива і мастильних матеріалів, використаних дорожнім транспортом СГ незалежно від відомчої підпорядкованості, форми власності або форми оподаткування, доцільно здійснювати відповідно до Норм №43.

Крім бензину, для роботи автотранспорту потрібні мастила (моторні, трансмісійні), котрі списуються також за нормами з розрахунку на 100 л використаного бензину.

Оскільки коригуючі коефіцієнти і додаткові витрати пального на роботу автомобілів та обігрівачів салонів залежать від температури повітря, її (температуру) треба відповідним чином документувати. Так, у пп. 3.1.1 Норм №43 сказано, що дані щодо температури повітря повинні бути отримані:

1. або у зведеннях територіального підрозділу державної служби гідрометеорології;
2. або за результатами власних вимірювань, належних чином задокументованих.

Якщо на підприємство придбали авто, норм витрат пального на яке Нормами №43 не передбачено, то потрібно розробити тимчасові норми витрат. Як це зробити, описується у розділі 2 Норм №43. До речі, такі Норми розробляє ДержавтотрансНДIпроект у межах 45 календарних днів.

Детальніше про розробленя норм втрат палива, його списання та документальне оформлення ми писали тут.

Норми, встановлені таким чином, беруться до уваги контролюючими органами (податковою інспекцією) під час перевірки правомірності віднесення на витрати затрат на пальне.

Бухгалтерський облік ПММ

Бухоблік ПММ ведеться на субрахунку 203 «Паливо» рахунка 20 «Виробничі запаси». За потреби на ньому також ведуть аналітичний облік за субрахунками у розрізі видів пального, місць зберігання тощо. Використане пальне списується на рахунки загальногосподарських, адміністративних витрат або витрат на збут. В даному випадку це скоріше за все будуть загальногосподарські витрати або виробничі витрати, якщо їх можна віднести до конкретного об’єкта витрат (рахунки 91 та/або 23).

Документальною підставою для списання пального, як правило, є акт списання, або інший первинний документ, форму якого підприємство може розробити самостійно, але з наявністю всіх обов’язкових реквізитів, визначених ст. 9 Закону про бухоблік. У цьому документі слід навести обсяги використаного пального за той період, за який списується пальне, які, своєю чергою, визначені за даними подорожніх листів автомобілів. Для списання використаного пального слід складати окремі акти за кожним автомобілем, оскільки автомобіль – це окреме «місце зберігання» ТМЦ (пального). Те, як часто складати такі акти, підприємство вирішує самостійно, з урахуванням власних можливостей або потреб.

Щодо питання організації зберігання та ночівлі екскаватора, якщо він не повертатиметься на базу підприємства, а переїжджатиме з одного об'єкта на інший територією України, зазначимо, що дане питання варто обговорювати з замовником послуг.