Як у бухобліку відобразити заправляння директором власного авто?

Щодо додаткового блага і його оподаткування.

 Одразу слід зазначити, що при заправлянні власного автомобіля працівника оподаткований дохід в нього виникає не завжди.

Роботодавець може використовувати у своїй діяльності автомобіль, який належить його працівнику, за його згодою і на підставі укладеного договору. Наприклад, договору оренди (хоча це не єдиний можливий варіант, докладніше про різні варіанти ми писали тут https://consulting.dtkt.ua/ru/taxation/excise/5673 ). В цьому випадку заправляти таке авто має орендар, тобто, роботодавець. І переходу права власності на таке пальне від роботодавця до працівника в такому випадку не відбувається – а отже, не виникає й оподаткованого доходу в працівника.

Якщо ж договору про використання такого авто підприємством немає, але працівник має доступ до паливної картки і використовує її в особистих цілях, це  неправильно. Такі картки, зазвичай, зберігаються в сейфі і надаються лише матеріально-відповідальним особам, які повинні використовувати ці картки тільки для заправки транспорту підприємства.

Як би йшлося про будь-якого іншого працівника, використання майна, що належить підприємству, в особистих цілях  розглядалось би як крадіжка. А роботодавець (підприємство) мав би право вимагати відшкодування збитків у такого працівника.

У директора є перевага: він, як особа, яка за довіреністю від засновників, керує активами підприємства і має право прийняти рішення про їх списання або безоплатну передачу. Для цього директор може видати наказ, у якому зазначити, що це пальне, яке він заправив у власний автомобіль, підприємство надає йому безоплатно, як додаткове благо, із відповідним оподаткуванням.

Відповідно до пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу фізособи відноситься дохід, отриманий як додаткове благо, зокрема, у вигляді вартості безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), визначеної за правилами звичайної ціни.

Під звичайною ціною в пп. 14.1.71 ПКУ розуміється ціна товарів (робіт, послуг), визначена сторонами договору, якщо інше не встановлено ПКУ. Якщо не доведено зворотне, вважається, що така звичайна ціна відповідає рівню ринкових цін. Але, якщо за паливною картою підприємства надаються знижки або бонуси, то звичайна ціна на пальне, що використане працівником (в т.ч. директором) на особисті цілі, визначається без їхнього урахування!

Оскільки у вашому випадку додаткове благо надаються у негрошовій формі, то сума об'єкта оподаткування ПДФО обчислюється за правилами, визначеними п. 164.5 ПКУ. Тобто, звичайна ціна такого пального помножується на коефіцієнт 1,21951.

У розрахунку за формою №1ДФ такий дохід (збільшений на натуральний коефіцієнт) відображається з ознакою доходу «126».

Сума такого доходу також підлягає оподаткуванню військовим збором за ставкою 1,5%. При цьому для визначення бази оподаткування військовим збором помножувати звичайну ціну пального на коефіцієнт за п. 164.5 ПКУ не потрібно.

Додаткове благо і ЄСВ

У п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону №2464, що базою нарахування ЄСВ для працівників є сума нарахованої заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у т. ч. натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону про оплату праці.

Визначити, чи належить той чи інший вид виплат до зарплати працівника, допоможе Інструкція зі статистики заробітної плати (це зазначено в підпункті 5 п. 3 розділу IV Інструкції № 449 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0508-15#Text )

І це часто призводить до спорів із податківцями.

Адже, з одного боку, вони самі стверджують http://kh.sfs.gov.ua/diialnist/ya-mayu-pravo!/388503.html , що ЄСВ на  суму додаткового блага не нараховується. І це логічно, адже в Законі № 2464 для працівників визначено лише 4 види доходів, на які нараховується   ЄСВ: зарплата, винагорода за роботи/послуги за договором ЦПХ, лікарняні та декретні. Додаткове благо в цьому законі навіть не згадується.

З іншого боку, податківцям ще треба буде довести, що виплата є додатковим благом, а не різновидом фонду оплати праці. Не зважаючи на те, що саме так цей вид доходу визначив у наказі директор підприємства. При цьому Перелік №1170 (перелік видів виплат роботодавців, що не є базою оподаткування ЄСВ) не містить подібного виду доходу (пальне, надане працівнику для власного споживання).

Тому, нараховувати ЄСВ в цій ситуації чи ні, роботодавець вирішує самостійно (або отримує з цього приводу індивідуальну консультацію від податківців).  

Якщо вирішили ЄСВ все ж таки нарахувати, в Звіті з ЄСВ (додатку 4 до Порядку № 435) такий дохід відображатиметься у складі оплати праці (за вартістю, визначеною за даними бухобліку, а не за звичайною ціною).

Безоплатна передача пального і ПДВ

З метою оподаткування ПДВ безоплатне передання працівнику пального дорівнюється до його постачання (пп. 14.1.191 ПКУ).

Відповідно до п. 188.1 ПКУ база оподаткування операцій з постачання товарів/послуг визначається виходячи з їх договірної вартості з урахуванням загальнодержавних податків та зборів.

При цьому база оподаткування операцій з постачання товарів/послуг не може бути нижче ціни придбання таких товарів/послуг.

Безоплатна передача пального і акцизний податок.

З 01 січня 2016 року платником акцизного податку є особа, яка реалізує пальне. А реалізацією пального з метою оподаткування акцизним податком вважається, зокрема, безоплатна передача пального іншим особам. Головна ознака реалізації в цьому випадку є перехід права власності на це пальне до іншої особи (у вашому випадку – працівника).

Докладніше про наслідки такої безоплатної передачі читайте тут http://sfs.gov.ua/baneryi/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/67696.html

Якщо коротко, то перш, ніж здійснювати операції з реалізації пального, треба зареєструватись платником акцизного податку.

Акцизний податок сплачують не всі зареєстровані платники, адже (якщо ви не є виробником або імпортером пального) об’єктом оподаткування є позитивна різниця між кількістю придбаного і реалізованого пального.  Тому, перш, ніж здійснювати операції з реалізації, треба зареєструватись платником акцизного податку, придбати таке пальне у постачальника, отримати акцизну накладну. А далі списувати або реалізовувати це пальне, складаючи, в свою чергу, акцизні накладні. Якщо кількість «входу-виходу» пального, підтверджена акцизними накладними, буде однаковою – ПЗ з акцизу не виникне.

Інша справа у вашій ситуації. Ви не є платником акцизного податку і при придбанні пального на АЗС акцизну накладну не отримували. А реалізацію пального здійснили. Тому з кількості безоплатно наданого пального доведеться сплатити акцизний податок.

Також радимо прочитати коментар до роз’яснень податківців, який ми наводили тут  https://news.dtkt.ua/taxation/excise/57365  Адже часто підприємства, які працюють із паливними талонами або картками, вважають, що оскільки пальне вони не зберігають, а відвантажує його АЗС за допомогою талонів чи карток, то платником акцизного податку такому підприємству реєструватись не потрібно.

Якщо підприємство здійснює виключно операції з талонами чи паливними картками, і при цьому не відбувається перехід права власності на пальне до такого підприємства, то воно не зобов’язане реєструватися платником акцизного податку, реєструвати акцизний склад, складати акцизні накладні та отримувати ліцензії на оптову або роздрібну торгівлю пальним.

Проте якщо підприємство фактично отримує у власність пальне і продає його далі без наявності паливних складів (зокрема, якщо пальне отримується у постачальника і одразу ж транспортується покупцю, або ж, як у вашій ситуації – іншій особі надається паливна картка, і він заправляється пальним, яке належить підприємству), то воно повинно зареєструватись платником акцизного податку, складати акцизні накладні та отримати ліцензію на оптову торгівлю пальним.

Акцизний склад при цьому не реєструється, оскільки у підприємства відсутні приміщення або територія, де воно як розпорядник акцизного складу провадить свою господарську діяльність шляхом вироблення, оброблення (перероблення), змішування, розливу, навантаження-розвантаження, зберігання, реалізації пального.

Безоплатна передача пального в бухгалтерському обліку

Виходячи з того, що директор підприємства є тією фізичною особою, яка прямо або опосередковано здійсню є контроль над підприємством або суттєво впливає на його діяльність, то він підпадає під пов’язану особу, визначення якої наведено в п. 3 П(С)БО 23.

Методологічні засади формування інформації про операції пов'язаних сторін та її розкриття у фінансовій звітності визначено П(С)БО 23.

Операції пов'язаних сторін в абз. 5 п. 4 П(С)БО 23 визначені як передача активів або зобов'язань однією пов'язаною стороною іншим пов'язаним сторонам.

Придбання або продаж інших активів ніж готової продукції (товарів, робіт, послуг) належать до операцій пов'язаних сторін (пп. 5.2 П(С)БО 23).

Оцінка активів або зобов'язань в операціях пов'язаних сторін здійснюється за методами, перелік яких наведено в п. 6 П(С)БО 23, а саме:

- порівнюваної неконтрольованої ціни;

- ціни перепродажу;

- "витрати плюс";

- балансової вартості.

За методом порівнюваної неконтрольованої ціни застосовується ціна, яка визначається за ціною на аналогічну готову продукцію (товари, роботи, послуги), що реалізується не пов'язаному з продавцем покупцеві за звичайних умов діяльності (п. 7 П(С)БО 23).

За методом ціни перепродажу застосовується ціна готової продукції (товарів, робіт, послуг) за вирахуванням відповідної націнки (п. 6 П(С)БО 23).

Відповідно до п. 3.1 додатку до П(С)БО 19 справедливою вартістю товарів є ціна їхньої реалізації за вирахуванням витрат на реалізацію та суми надбавки (прибутку), виходячи з надбавки (прибутку) для аналогічної готової продукції та товарів. 

Отже, ціна пального, яким директор заправив власне авто має дорівнювати ціні аналогічних товарів у незалежних постачальників (за наявності згоди загальних зборів учасників або наглядової ради товариства). Докладніше за якими цінами можна відпускати товар ФОП, який є одночасно директором постачальника? див. тут https://consulting.dtkt.ua/state/other/14914

Відповідно до у примітках до фінансової звітності за наявності операцій пов'язаних сторін наводиться інформація, встановлена п. 11 П(С)БО 23, а саме:

- характер відносин між пов'язаними сторонами;

- види та обсяги операцій (сума або частка у загальному обсязі) пов'язаних сторін;

- використані методи оцінки активів і зобов'язань в операціях пов'язаних сторін;

- суми дебіторської та кредиторської заборгованості за операціями пов'язаних сторін.

В бухгалтерському обліку заправляння пальним власного автомобіля директора відображається залежно від того, які документи були або будуть оформлені щодо цієї операції.

Звісно, треба буде відобразити придбання такого пального на підставі відомості від АЗС. Пальне буде оприбутковане за дебетом субрахунку 203 «Пальне», а сума раніше зробленої передоплати – зменшена (кредит субрахунку 361 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками», і одночасно проведення Дт 361 Кт 371).

А ось списання такого пального відбуде відбуватись на підставі наказу директора.

Якщо у наказі буде зазначено, що пальне надається безоплатно (як додаткове благо), вартість пального списується проведенням Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» або 977 «Інші витрати діяльності» Кт 203.  На ці ж витратні рахунки в такому випадку списується і ПЗ з ПДВ та по акцизу.

А ось ПДФО та ВЗ утримується з доходів працівника і не є витратами підприємства: Дт 661 Кт 64.