Використання майна працівника у діяльності підприємства: що в обліку?

Оренда

Договір оренди (найму) майна регулюється главою 58 ЦКУ. При цьому, договір оренди транспортного засобу за участю фізособи підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ). Договори оренди іншого рухомого майна (зокрема, оргтехніки) обов’язковому нотаріальному посвідченню не підлягають.

За договором найму (оренди) наймодавець (працівник) передає або зобов'язується передати наймачеві майно у користування за плату на певний строк. Безпосередньо передача майна від працівника підприємству в оренду оформлюється актом приймання-передачі.

Позичка

За договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов'язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку.Тобто по факту це є безоплатним договором оренди.

Оскільки договір позички безоплатний, то відповідно у працівника, який надає роботодавцю таке майно у використання не виникає оподатковуваного доходу (а у підприємства - витрат). При цьому, підприємство як і за договором оренди може нести витрати на обслуговування та утримання такого майна.

Як і у випадку оренди, укладається відповідний договір та акт приймання-передачі майна.

Зверніть увагу, що як за договором оренди так і за договором позички, користувачем майна є підприємство, тому працівник може використовувати таке майно виключно для потреб підприємства і не може використовувати його для власних потреб.

Бухгалтерський облік

Як за договором позички, так і за договором оренди вартість відповідного об'єкта підприємство отримувач відображає на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи». Її визначають відповідно до акта приймання-передачі.

Якщо укладено договір оренди і підприємство сплачує працівнику кошти за використання майна, то в облік нарахування орендної плати відображається записом Дт 23, 91-94 Кт 685. Амортизацію на орендоване або отримане в позичку майно не нараховується.

Матеріали

Зверніть увагу, що як за договором позички, так і за договором оренди підприємство зобов’язане повернути працівнику саме ту річ, яку отримувало. У випадку використання підприємством матеріалів працівника може бути оформлено договір позики. За таким договором одна сторона (позикодавець) передає у власність другій стороні (позичальникові) грошові кошти або інші речі, визначені родовими ознаками, а позичальник зобов'язується повернути позикодавцеві таку ж суму грошових коштів (суму позики) або таку ж кількість речей того ж роду та такої ж якості.

Позикодавець має право на одержання від позичальника процентів від суми позики, якщо інше не встановлено договором або законом. Розмір і порядок одержання процентів встановлюються договором. Якщо договором не встановлений розмір процентів, їх розмір визначається на рівні облікової ставки Національного банку України.

У разі відсутності іншої домовленості сторін проценти виплачуються щомісяця до дня повернення позики.

В такому випадку, якщо працівнику виплачується винагорода за договором позики, вона оподатковується ПДФО та ВЗ (за ставками 18% та 1.5%). Якщо працівнику така ж кількість речей не буде повернута, то вважаємо, що інша компенсація буде розглядатись податківцями як операція з придбання такого майна у фізособи і підлягати оподаткуванню ПДФО та ВЗ.

Отримання матеріалів у позику відображається записом Дт 20 Кт 685, а повернення відповідно Дт 685 Кт 20.

Використання інструменту

Статтею 125 КЗпП передбачено, що працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію). Розмір і порядок виплати такої компенсації, якщо їх не встановлено в централізованому порядку, визначаються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з працівником.

В такому випадку працівник пише заяву на ім’я керівника підприємства з проханням надання компенсації за зношення інструменту який використовується ним для виробничих потреб. До заяви необхідно також додати і копії документів, що підтверджують те, що такий інструмент належить працівник (чек, технічний паспорт тощо). Крім того вказується і підтверджується вартість такого інструменту для визначення суми амортизації, яка підлягає компенсації. На підставі заяви керівник підприємства видає наказ про проведення такої компенсації.

Тут варто звернути увагу, що такий підхід може застосовуватись до ОЗ у вигляді інструментів. Тобто до використання ноутбуків, принтеру або телефону, які належать працівнику варто користуватись або варіантом з безоплатною позичкою або орендою.

З метою оподаткування ПДФО компенсацію працівникам за використання для потреб виробництва їхнього інструмента розцінюють як додаткове благо у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку, крім тих, які обов’язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування відповідно до розділу IV Податкового кодексу (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ) і оподатковується ПДФО за ставкою 18% та військовим збором – 1.5%.

Водночас, виплачену працівнику компенсацію віднесено до переліку виплат, на які ЄСВ не нараховується (п. 11 розділу І Переліку № 1170).