Нестача товару з вини недобросовісного бухгалтера: як діяти та що з обліком?

Запитання: Протягом 2008-2012 р. бухгалтер виконував обов'язки касира. Наказ і договір про матвідповідальність відсутні. Товар продавався за готівку через РРО, але кошти всі в касу не оприбутковувались і товар зі складу не списувався (на рах. 281 є велика сума). Документи бухгалтер знищив, залишились лише за 1 рік. Відповідно до цих документів подали до суду, але сума набагато менша. Судова справа ще триває. Як відобразити нестачу в бухобліку і які наслідки в податковому обліку? Як списати не присуджену нестачу товару?

Відповідь: За приписами ч. 2 ст. 10 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно з законодавством. 

Проведення інвентаризації є обов'язковим, зокрема, у разі зміни матеріально відповідальних осіб, а також у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів) в обсязі, визначеному керівником підприємства (п. 7 Розділу I. “Загальні положення” Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затверджене Наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. №879)

За приписами п. 4 Розділу IV. “Перевірка та оформлення результатів інвентаризації” (Наказу № 879) виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю активів і зобов'язань і даними бухгалтерського обліку регулюються підприємствами в такому порядку:

• основні засоби, нематеріальні активи, які виявлені в лишках, підлягають оприбуткуванню зі збільшенням доходів майбутніх періодів (доходів спеціального фонду бюджетної установи);

• цінні папери, грошові кошти, їх еквіваленти та інші оборотні матеріальні цінності, які виявлені в лишках, підлягають оприбуткуванню зі збільшенням доходу звітного періоду підприємства (доходу спеціального фонду бюджетної установи);

• нестача запасів у межах установлених норм природного убутку, виявлена під час інвентаризації, списується за розпорядженням керівника підприємства на витрати. Норми природного убутку можуть застосовуватися лише у разі виявлення фактичних нестач і після взаємозаліку нестач цінностей і лишків внаслідок пересортиці. За відсутності норм природного убутку втрата розглядається як нестача понад норму;

• нестача цінностей понад норми природного убутку, а також втрати від псування цінностей списуються з балансу та відносяться на рахунок винних осіб у розмірі, визначеному відповідно до законодавства, у разі якщо винні особи не встановлені, вони зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством.

В описаній ситуації важливо враховувати два моменти:

1. якщо підприємство звернулось до правоохоронних органів, то за результатами розгляду кримінальної справи суд задовольняє цивільний позов повністю або частково (або відмовляє у позові) про відшкодування нанесеної кримінальним правопорушенням шкоди (ст. 127-130 Кримінального процесуального кодексу України). Розмір такої шкоди визначається розміром нанесеної шкоди (в нашому випадку — результатами інвентаризації);

2. якщо підприємство самостійно звернулось до суду — ситуація схожа, але, на відміну від першого, доказування вини працівника покладається на підприємство, а розмір шкоди (за відсутності договору на повну матеріальну відповідальність) визначається приписами ст. 132, 133 Кодексу законів про працю у розмірі заподіяної з їх вини прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку.

Отже, у першому випадку, коли є шанс отримати всю суму відшкодування, 

по-перше, буде встановлена винна особа та розмір нанесеної неправомірними діями шкоди,

по-друге, судом може бути задоволена (присуджена) до відшкодування вся сума нанесеної шкоди,

по-третє, відшкодування такої суми грошима добровільно (чи за рахунок майна винної особи) дозволить покрити збитки підприємства від розкрадання чи нестачі. Суми недостач, що підлягають відшкодуванню винними особами, відображають за дебетом субрахунку 375 “Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків” та кредитом рахунків обліку доходів. 

Якщо підприємство вирішило піти другим шляхом, то особа відшкодовуватиме лише суму збитків, яка не перевищує розміру її місячного доходу. В такому випадку, частину суми, яка не буде відшкодовуватись за рішенням суду, при списанні товарів та неоприбуткованих і відсутніх в касі коштів, що виявлені в результаті інвентаризації як нестача, слід врахувати наступне.

Підприємству необхідно визначити, яка частина нестач припадає на товари (щодо яких немає документів про їх продаж), а яка – на кошти в касі (за тими товарами, на реалізацію яких є документи, але не були оприбутковані і відсутні в касі грошові кошти від покупців). Відповідно, і списувати такі нестачі треба окремо. 

Товари, щодо яких внаслідок інвентаризації було виявлено відсутність на складі, але реалізація яких підтверджена документально, слід списати як реалізовані, тобто товар буде списуватись в кореспонденції з рахунком 902 "Собівартість реалізованих товарів" (Дт 902 Кт 281). Водночас має бути відображено дохід від їх реалізації проведенням Дт 361 Кт 702, за цінами, вказаними в документах про реалізацію. В разі необхідності, такий дохід слід зменшити на суму нарахованого ПЗ з ПДВ: Дт 702 Кт 641/ПДВ. Якщо наявні документи про оплату покупцями таких товарів, зокрема, готівкою, то слід зробити і проведення Дт 301 Кт 361. 

Оскільки йдеться про минулі роки, то в фінансовій звітності за рік, у якому невідображення таких операцій в бухгалтерському обліку було виявлено,  підприємство такий дохід та витрати не відображає. А коригує на відповідну суму залишок чистого прибутку/збитку в пасиві балансу, а також залишок запасів в активі балансу станом на початок року. Це здійснюється за приписами Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 6 "Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах", затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 28.05.1999 р. №137.

Оскільки фактично такі кошти в касі підприємства відсутні, то на суму нестачі визнається дебіторська заборгованість за винною особою – касиром*.  Зокрема, таку нестачу показують на дебеті субрахунка 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей», кореспондуючи з кредитом субрахунка 301 "Каса в національній валюті". До встановлення винної особи такі суми нестач готівки додатково відображають ще й на забалансі, а саме на рахунку 072 "Невідшкодовані нестачі та втрати від псування цінностей". Після встановлення винної особи суму на згаданому рахунку списують за кредитом і показують на таку саму суму виникнення дебіторської заборгованості (Д-т 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків») та іншого операційного доходу (К-т 716 «Відшкодування раніше списаних активів").

А коли винна особа вноситиме до каси нестачу готівки, це буде відображено проведенням Д-т 301 — К-т 375.  

Щодо товарів, які на складі внаслідок інвентаризації будуть виявлені як відсутні, але доказів їх реалізації знайдено не було, вони вважатимуться нестачею. Яка відображається в бухгалтерському обліку аналогічно до нестачі грошових коштів, тільки у кореспонденції не з субрахунком 301, а у кореспонденції з субрахунком 281. 

Звісно, слід перевірити і правильність складання бухгалтером податкової звітності. І в разі, якщо реалізація товарів та визнання ПЗ з ПДВ за нею бухгалтером не відображалася, слід внести необхідні зміни і до раніше поданої податкової звітності (за правилами, прописаними ст. 50 ПКУ). 

Але щодо товарів, які будуть списані як нестача, слід зважати на норми п. 198.5 ПКУ. Оскільки такі товари не використовувалися у госпдіяльності підприємства, потрібно нарахувати податкові зобов'язання у звітному періоді проведення інвентаризації, не пізніше останнього числа такого звітного періоду. Базою для нарахування ПДВ буде вартість, не нижча за ціну їх придбання (відповідно до п. 189.1 ПКУ). 

_____________________

* Див.: Інвентаризація каси.