Як виправити помилки за накладними, виявленими під час узгодження акту звірки?

Керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів (ч. 6 ст. 8 Закону №996). Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону №996 первинні документи є підставою для бухобліку господарських операцій.

Щодо способів виправлення помилок

Інструкцією №291 передбачено, що виправлення помилок за минулий рік, які виявлені в поточному році, відповідно до П(С)БО 6 відображається кореспонденцією рахунку 44 з рахунками бухобліку відповідних об'єктів класів 1–6.

Згідно з п. 4 та 5 П(С)БО 6 виправлення помилок, допущених при складанні фінансових звітів у попередніх роках, здійснюється шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року, якщо такі помилки впливають на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку).

Виправлення помилок, які відносяться до попередніх періодів, вимагає повторного відображення відповідної порівняльної інформації у фінансовій звітності.

За наявністю залишку товарів (тобто, товари, заборгованість за якими звіряється, ще не продано чи не використано) помилки не впливають на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку). Тому їх виправляють проведенням ДТ 28 (20) КТ 631.

Правила виправлення помилок у облікових регістрах наведено в п. 9 Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 р. № 356 (далі – Методичні рекомендації №356).

У звітних періодах до записів підсумків в облікових регістрах у Головну книгу помилки виправляються коректурним способом. Тобто, неправильний текст та/або цифри закреслюються (однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене) і над закресленим наводиться правильний текст та/або цифри. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей регістр, із зазначенням дати виправлення.

Помилки в облікових регістрах за звітний рік, що виявлені після записів підсумків облікових регістрів у Головну книгу, виправляються способом сторно. Внесенням цих даних до регістру бухгобліку і Головної книги у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображуються правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Виправлення помилок минулих років оформлюється у місяці виявлення помилки Бухгалтерською довідкою. В цій довідці наводиться зміст помилки, сума та кореспонденція рахунків бухобліку, якою виправляється помилка. Зазначимо, що на виконання вимог п. 8 Методичних рекомендацій №356 господарські операції відображаються в облікових регістрах під час надходження первинних документів або підсумками за місяць, залежно від характеру і змісту операцій.

Щодо інвентаризації

Нормами п. 5 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі – Положення №879), передбачено, що під час інвентаризації активів і зобов'язань перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінка.

Виходячи з того, що виправлення помилки проведенням ДТ 28 (20) КТ 631 призведе не лише до збільшення заборгованості перед постачальником, а також до збільшення залишку запасів (товарів, матеріалів тощо) у матеріально відповідальної особи, то необхідно провести інвентаризацію.

Якщо запасів не виявиться у наявності, то необхідно перевірити інші первинні документи з метою виявлення їх руху чи нестачі.

Нормами п. 4.1 гл. 4 розд. III Положення №879 передбачено, що інвентаризація запасів проводиться за місцями зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами. Матеріальні запаси при інвентаризації записуються в інвентаризаційні описи за найменуванням із зазначенням номенклатурного номера (за його наявності), виду, групи, сорту, одиниці виміру, ціни, суми та кількості (рахунок, вага або міра), фактично встановлених на дату інвентаризації, та за даними бухобліку.

Відповідно до п. 7.1 гл. 7 розд. III Положення №879 інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей полягає у звірці документів і записів у реєстрах обліку, а також перевірці обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках, та оформлюється актом інвентаризації.

При інвентаризації всім дебіторам підприємства-кредитори повинні передати виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованість, які пред'являються інвентаризаційній комісії (робочій інвентаризаційній комісії) для підтвердження реальності заборгованості. Підприємства-дебітори мають підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення.

В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишились нез'ясованими, розрахунки з дебіторами і кредиторами відображаються кожною стороною в сумах, що випливають із записів у бухобліку і визнаються нею правильними.

Докладніше про інвентаризацію дебіторської і кредиторської заборгованості див. тут https://news.dtkt.ua/accounting/individual-transactions/58747

Щодо первинних документів

В п. 3.6 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів, затверджених наказом Мінфіну від 10.01.2007 р. № 2 (далі – Методичні рекомендації №2), зазначено, що приймання та оприбуткування запасів, які надійшли від постачальників або від переробників з переробки на стороні, оформлюється товарно-транспортною накладною (далі – ТТН) з використанням штампу (позначення) про оприбуткування або прибутковим ордером (ф. М-4).

Якщо при оприбуткуванні запасів виявлено невідповідність якості та кількості запасів даним супроводжувальних документів, то складається акт про приймання матеріалів (ф. М-7) за участю матеріально відповідальної особи та представника відправника (постачальника) або представника незацікавленої організації.

Супроводжувальні документи (ТТН, накладні від постачальників, прибуткові ордери, акти про приймання матеріалів тощо) додаються до Реєстру приймання-здачі документів (ф. М-13) або матеріального звіту.

Реєстр складається матеріально відповідальною особою та здається разом з первинними документами та необхідними додатками до бухгалтерської служби підприємства або іншої служби, в якій здійснюється обробка первинних документів (п. 3.16 Методичних рекомендацій №2).

На підприємствах, які обліковують матеріали за оперативно-бухгалтерським методом, ведеться Відомість обліку залишків матеріалів на складі (ф. М-14). Відомість обліку залишків заповнюють за даними карток складського обліку, перевірених бухгалтерією. Вірогідність перенесення залишків до відомості підтверджується підписом особи, яка перевіряє.

Щодо відповідальності

Відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів (ч. 3 ст. 8 Закону №996).

При цьому відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухобліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи (ч. 8 ст. 9 Закону №996).

Відповідно до ст. 164-2 КоАП відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів і матеріальних цінностей, невжиття заходів щодо відшкодування з винних осіб збитків від недостач, розтрат, крадіжок і безгосподарності, – 

тягнуть за собою накладення штрафу від 8 до 15 НМДГ (від 136 до 255 грн.).

Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одно з вказаних правопорушень, –

тягнуть за собою накладення штрафу від 10 до 20 НМДГ (від 170 до 340 грн.).