Відшкодовуємо співробітникам особисті кошти, витрачені на потреби підприємства

Прежде всего, будем исходить из того, что любые расчеты, сделанные Вашим сотрудником за товар, сделаны им не по своей инициативе, а от имени предприятия. В связи с этим нужно иметь в виду, что от того, входит ли приобретение товаров (работ, услуг) для нужд предприятия в трудовые обязанности работника, отношения, возникающие между таким работником — подотчетным лицом и его работодателем, могут иметь трудовой либо гражданско-правовой характер.

Если такие отношения имеют трудовой характер, т. е. выполнение производственно-хозяйственного поручения, как-то закупка товарно-материальных ценностей либо сельхозпродукции, входит в обязанности, предусмотренные трудовым договором (должностной инструкцией) работника, то отношения, возникающие в рамках такого поручения, должны регулироваться КЗоТ. В этом случае работник в соответствии со ст. 21 и 30 КЗоТ обязан лично выполнить поручение работодателя, а работодатель предоставить денежные средства, которые будут израсходованы в связи с выполнением такого поручения. Подтверждением тому, что расходы понесены по поручению работодателя, в данном случае могут быть письменное распоряжение руководителя, служебная записка либо другой документ, завизированный руководителем, а также доверенность на приобретение товарно-материальных ценностей. 

Если приобретение товаров (работ, услуг) не входит в трудовые обязанности работника, то в этом случае следует обратиться к нормам гражданско-правового законодательства и, в частности, к гл. 68 «Поручение» ГКУ. Согласно ч. 1 ст. 1000 ГКУ по договору поручения (может быть заключен в письменной либо в устной форме) одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Для осуществления таких действий предприятие-доверитель обязано (ст. 1007 ГКУ): 

- выдать поверенному (работнику) доверенность, которая оформляется в простой письменной форме; 

- обеспечить поверенного средствами, необходимыми для исполнения поручения; 

- возместить поверенному расходы, связанные с исполнением поручения; 

- немедленно принять от поверенного все полученное им в связи с выполнением договора поручения. 

В свою очередь, работник-поверенный должен (ч. 1 ст. 1006 ГКУ): 

1) после выполнения поручения или в случае прекращения договора поручения до его выполнения немедленно вернуть доверителю доверенность, срок которой не истек, и предоставить отчет об исполнении поручения и подтверждающие документы, если это требуется по условиям договора и характеру поручения; 

2) немедленно передать доверителю все полученное в связи с выполнением поручения. То есть, выполнив поручение, работник обязан отчитаться перед работодателем о сумме понесенных им расходов в связи с выполнением поручения. Форма такого отчета ГКУ не установлена. Мы, со своей стороны, рекомендуем использовать форму Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденную приказом Министерства доходов и сборов от 24.12.2013 г. №845. К такому отчету следует также приложить оригиналы документов, подтверждающих факт понесенных работником расходов в связи с выполнением поручения и размер таких расходов.

Идем далее, по своей сути, оплата с карточного счета (неважно, корпоративная это карта или карта для выплат, Вашего сотрудника) – это перевод средств с одного банковского счета на другой банковский счет. Значит, речь о расчете наличными здесь вообще не идет. Поэтому к данной хозяйственной операции нельзя применять ограничения, установленные п.2.3 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины N 637. 

Таким образом, если рассматривать юридическую строну данной хозяйственной операции, то Ваш сотрудник, от имени предприятия и за свой счет, осуществил безналичное перечисление денежных средств со своего банковского счета на банковский счет Вашего контрагента. В дальнейшем все потраченные сотрудником средства должны быть ему возвращены в полном объеме, включая банковские комиссии (если они есть) за осуществление такого перевода.  

Единственная трудность, которая у Вас может возникнуть связана с тем, что хотя по содержанию самой операции — расчетов платежной карточкой — для продавца и покупателя это безналичный расчет (денежные средства за реализованный товар, оказанную услугу перечисляются на текущий счет), по нормам Закона о РРО при осуществлении таких расчетов необходимо применять кассовый аппарат. Ведь определение термина «расчетная операция» из Закона об РРО предусматривает применение банковской платежной карточки. Поэтому в результате закупки товара, Вашему сотруднику выдадут фискальный чек. Это первичный документ, который будет подтверждать переход права собственности и проведения расчетных операций. Вам нужно позаботиться, о том, чтобы в этом документе была указана форма произведенных расчетов, номер банковский карты и пр. Это необходимо для того, чтобы проверяющий мог установить факт проведения безналичных расчетов. 

В заключении хотим также напомнить, что денежные средства могут быть выданы физлицу под отчет, как в наличной, так и в безналичной форме. Поэтому для компенсации потраченных Вашим сотрудником средств на покупку товара, Вы можете перечислить их прямо на его банковскую карту для получения заработной платы.