Чи оподатковуються витрати на проїзд та проживання у відрядженні?

Щодо того, чи можна виконувати функції керівника, не отримуючи при цьому оплату за таке виконання, ми та контролюючі органи розглядали тут та тут>>

Відповідно до ст. 65 ГКУ, якщо власник або уповноважений ним орган наймає керівника підприємства, з ним укладається договір (контракт).

Трудовий договір – це  угода між працівником і власником підприємства, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з дотриманням правил внутрішнього трудового розпорядку, а власник підприємства – виплачувати йому заробітну плату й забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін (ч. 1 ст. 21 КЗпП).

Заробітна плата – це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором власник або уповноважений ним орган виплачує працівнику за виконану ним роботу (ст.1 Закону про оплату праці).

Відповідно до ст. 95 КЗпП та ст. 3 Закону про оплату праці найманому працівнику не можуть виплачувати зарплату нижче за мінімальний розмір. 

Отже, директору підприємства (в т.ч. неприбуткової організації) мають виплачувати зарплату не менше розміру мінімальної зарплати, встановленим законодавством.

Оформити відмову від отримання зарплати директор не може. Отже, керівник організації не може працювати без зарплати.

Перейдемо безпосередньо до заданого запитання. Така поїздка вважається відрядженням керівника, за умови, що він є найманим працівником.

Відповідно до ст. 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями. 

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати щодо найму жилого приміщення у порядку і у розмірах, встановлюваних законодавством. 

Організація може відшкодувати ці витрати керівникові, за умови наявності підтвердних документів. 

Документами, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно):

• запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження;
• укладений договір чи контракт;
• інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника (п.1 Розділ 1 Інструкції №59).

Відповідно до п. 14 розділу І Інструкції №59 підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО та ПКУ. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв'язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів у оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, у тому числі на чартерні рейси; рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, у тому числі бронювання місць у місцях проживання; страхових полісів тощо (п.12 розділ ІІ Інструкції №59).

Нагадаємо, що Інструкція №59 діє лише для бюджетних установ, але всі інші можуть використовувати її як орієнтир.

Щодо оподаткування

Відповідно до пп. 165.1.11 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт.

Згідно з пп. 170.9.1. ПКУ не є доходом платника податку - фізособи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, у тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, у тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо. 

Відповідно до п. 5 розд. ІІ Інструкції №59, підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення, витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат.

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний надати авансовий звіт, при цьому головною умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналу документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо).

Отже, за наявності підтвердних документів на проживання у відрядженні та наказу про відрядження об’єкту для оподаткування ПДФО та ВЗ не виникає.