Відшкодування витрат на відрядження звільненому працівнику

Відповідно до п. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку - фізособи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Оскільки в даному випадку авансовий звіт подається вже після звільнення працівника, то він уже не перебуває у трудових відносинах з підприємством, і на нього ці норми не поширюються. У даному випадку витрати на відрядження відшкодовуються вже не працівнику підприємства.

Законодавство не забороняє проводити такі операції, тож підприємство може прийняти у колишнього працівника авансовий звіт у загальному порядку та відшкодувати йому понесені витрати у відрядженні, але це вже буде додатковим благом  (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ, ознака доходу у формі № 1ДФ – «126») з оподаткуванням ПДФО та військовим збором. Витрати підприємства на відшкодування витрат на відрядження колишньому працівнику будуть списані до тієї ж статті витрат, до якої вони списувалися б у тому випадку, якби цей працівник не звільнявся.

Звертаємо увагу, що відповідно до пп. 168.1.1 ПКУ підприємство як податковий агент зобов'язане утримувати податок із суми доходу і за рахунок такого доходу, тобто сплачувати ПДФО та ВЗ за свій рахунок підприємство не може. У даному випадку слід утримати ПДФО та ВЗ із суми грошового відшкодування витрат: Дт 372 Кт 641, 642.

Пропонуємо таку схему бухобліку вищевказаних операцій - у таблиці.