На кого покласти обов’язки касира?

За організацію бухобліку на підприємстві відповідає його керівник (це прямо передбачено ст. 8 Закону про бухоблік). Зокрема, він вирішує питання організації бухобліку на підприємстві. Отже, хто буде здійснювати облік операцій з готівкою та  складати відповідні первинні документи, вирішує керівник підприємства.  

Зрозуміло, що якщо підприємство планує здійснювати готівкові операції, бажано мати у своєму штаті посаду касира. Така посада може бути у штатному розкладі в кількості одиниць, що необхідна підприємству.  Але це зовсім не обов’язково.  

Наприклад, у листі НБУ від 14.02.2012 р. №11-117/708-1645 зазначається: «у разі відсутності на підприємстві інших працівників керівник має право підписувати касові документи одноосібно, як керівник підприємства».

Отже, якщо керівник готовий взяти на себе виконання обов’язків касира, то створювати штатну одиницю касира і наймати додаткового працівника немає потреби. 

Також на підприємствах, у яких обсяг касових операцій невеликий, посада касира може суміщуватись з іншими посадами. Часто посаду касира суміщують бухгалтери. У такому разі працівник називається бухгалтером-касиром.  За змістом трудових функцій, що виконує такий працівник,  це буде суміщення посад бухгалтера та касира. 

У даному випадку працівник за своєю згодою виконує поряд із своєю основною роботою, передбаченою трудовим договором, додаткову роботу за іншою посадою без звільнення від своєї основної роботи на одному і тому ж підприємстві протягом встановленої на підприємстві тривалості робочого дня. І отримує за це доплату, розмір якої встановлюється або колективним договором на підприємстві (за його наявності), або на договірній основі між працівником та керівником підприємства. 

Якщо про відсутність касира відомо заздалегідь (відпустка, відрядження тощо), керівник видає письмовий наказ, за яким виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника або на самого керівника. При цьому  не варто забувати, що з таким касиром (або особою, що тимчасово заміняє касира) слід укласти договір про повну матеріальну відповідальність.

До речі, якщо  тимчасово відсутній  сам директор, то для того, щоб рух готівки на підприємстві на час його відсутності не зупинявся, він повинен передоручити всі права підписування касових документів іншій особі (це може бути заступник директора, бухгалтер, головний менеджер тощо).

Щоб передати обов'язки керівника (бухгалтера, касира) з підписування документів іншим особам, керівнику підприємства слід видати наказ, у якому чітко прописати, хто саме з працівників підписуватиме касові документи на період відсутності керівника (бухгалтера, касира) (ст. 8 Закону про бухоблік). Скласти такий наказ можна в довільній формі.