Відпустка після відрядження: чи можна компенсувати зворотній квиток?

Відповідно до п. 7 Розділу І Інструкції №59, якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, з дозволу керівника підприємства береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні. Однак, дане положення в обов’язковому порядку застосовується бюджетними підприємствами. Приватні підприємства можуть його використовувати як рекомендацію та застосовувати власне положення про відрядження. Тож для зменшення ризиків донарахування податку (про це далі) необхідно передбачити можливість такої затримки у власно розробленому на підприємстві положенні про відрядження.

При цьому, щодо компенсації вартості зворотного квитка, то податківці у листі від 22.01.2018 р. №242/Ш/99-99-13-02-03-14/ІПК зазначають, що якщо дата на такому квитку не збігається із датою закінчення відрядження (в даному випадку затримка відбулась через відпустку), то вартість такого квитка включається до оподатковуваного доходу фізичної особи і підлягає оподаткуванню ПДФО за ставкою 18% та військовим збором (1.5%). У цьому листі вони спираються на норми Інструкції №59 та постанову Кабміну від 02.02.2011 р. №98, хоча самі ж і зауважують, що приватні підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію №59 як допоміжний (довідковий) документ. Тому така думка податківців не ґрунтується на нормах ПКУ та іншого законодавства, але її варто враховувати, якщо немає бажання сперечатися з контролерами.

Тож податківці у цьому листі роблять висновок, що «у разі якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття платника податку - фізичної особи з відрядження згідно з наказом про відрядження у зв’язку з його затримкою на декілька робочих днів, що оформлена відпусткою, то сума відшкодованих такому платнику витрат на проїзд з місця відпочинку, включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку та оподатковується податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах».

Але у ПКУ немає вимоги про те, що дата закінчення відрядження та дата зворотного квитка мають збігатися. Тож з питання оподаткування вартості зворотного квитка може бути дві позиції:

1) фіскальна, згідно з якою вартість зворотного квитка оподатковується ПДФО та військовим збором, тому що працівник затримався на відпочинок;

2) не фіскальна, згідно з якою вартість зворотного квитка включається до витрат на відрядження (адже в ПКУ немає обмежень щодо затримок після відрядження), але тут виникає проблема несвоєчасного звітування працівника за своє відрядження та неповернення невикористаних сум до закінчення термінів звітування (див. нижче).

Тож підприємство, керуючись тим, що ПКУ не передбачено оподаткування таких сум, може включати їх до авансового звіту як компенсацію понесених витрат і не оподатковувати ПДФО та військовим збором, однак при цьому варто зважати, що податківці скоріш за все будуть проти такого підходу та можливо доведеться оскаржувати їх рішення.

Відповідно до п. 170.9.1 ПКУ сума добових визначається в разі відрядження до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Згідно з п. 5 Порядку №996 звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, складається платником податку (підзвітною особою), який отримав такі кошти на підприємствах усіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи.

При цьому, строки подання авансового звіту розпочинаються з дня, коли фактично було завершено відрядження. Отже, працівник повинен надати авансовий звіт та підтверджувальні документи у терміни до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому відряджений працівник  завершує відрядження (пп. 170.9.2 ПКУ).  Крім цього, строки звітування можуть бути подовжені у разі використання платіжних карток для розрахунків у відрядженні – до 10 банківських днів – пп. 170.9.3 ПКУ. Зокрема, в даному випадку це можна зробити, наприклад, за допомогою кур’єрської служби. Проте якщо такий авансовий звіт не буде поданий своєчасно, то усі кошти, які працівник отримав на відрядження (аванс чи відшкодування витрат, понесених ним за рахунок власних коштів) отримують статус надміру витрачених і будуть оподатковуватися ПДФО та військовим збором. 

Якщо у працівника залишилися невитраченими підзвітні кошти, їх слід повернути у касу або на рахунок підприємства у термін, встановлений для надання авансового звіту – див. вище. Тут мається на увазі саме невитрачений залишок раніше виданих коштів – різниця між виданою сумою та витратами працівника на відрядження. Якщо ці кошти не будуть повернуті вчасно, вони   оподатковуються ПДФО та військовим збором за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць (найчастіше це зарплата), а за браком суми доходу — з оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати податку (див. пп. 170.9.3 та п. 164.5 ПКУ).