Структура бухгалтерської служби середнього підприємства

Правова основа для створення бухгалтерської служби

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає форму його організації. Для середнього підприємства найдоцільнішим варіантом є створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером, що прямо передбачено ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік.

Підприємство також самостійно розробляє систему і форми внутрішньогосподарського обліку, звітності та контролю, затверджує правила документообігу (ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік). Це дає право розробити внутрішній документ, що детально описує структуру та функції бухгалтерії.

Документальне оформлення структури

Структура бухгалтерської служби може фіксуватися у таких основних документах:

1. Наказ про організацію бухгалтерського обліку. У цьому документі керівник затверджує обрану форму організації обліку — створення бухгалтерської служби.

2. Положення про бухгалтерську службу. Це ключовий внутрішній документ, який деталізує:

• Загальні положення (статус, підпорядкування);
• Основні завдання та функції служби;
• Структуру та штат;
• Права та відповідальність працівників;
• Взаємодію з іншими підрозділами.

3.  Штатний розпис. Цей документ визначає перелік посад, кількість штатних одиниць та розміри посадових окладів.

Важливо! До 28 серпня 2025 року штатний розпис є обов'язковим для юридичних осіб. Після цієї дати, у зв'язку зі скасуванням Господарського кодексу України, він стане необов'язковим, але необхідність визначати штат залишиться. Підприємства зможуть використовувати альтернативні документи, наприклад, додаток до наказу про затвердження організаційної структури.

Шаблон структури бухгалтерської служби середнього підприємства

Структура залежить від специфіки діяльності (виробництво, торгівля, послуги), але типовий функціональний поділ може виглядати так:

1. Керівник — Головний бухгалтер

Підпорядкування: безпосередньо директору підприємства.

Основні функції:

• Формування облікової політики;
• Організація та контроль за веденням бухгалтерського і податкового обліку;
• Складання та подання фінансової, податкової та статистичної звітності;
• Управління персоналом бухгалтерії;
• Взаємодія з контролюючими органами.

2. Заступник головного бухгалтера

Основні функції:

• Заміщення головного бухгалтера на час його відсутності;
• Контроль за окремими ділянками обліку (наприклад, податковий облік, розрахунки з контрагентами);
• Методологічна допомога іншим бухгалтерам.

3. Функціональні групи (сектори)

Залежно від розміру підприємства, кожну групу може представляти як один, так і декілька бухгалтерів.

Група обліку розрахунків з персоналом (бухгалтер із заробітної плати):

• Нарахування заробітної плати, відпускних, лікарняних та інших виплат;
• Розрахунок та утримання ПДФО, військового збору;
• Нарахування ЄСВ;
• Підготовка та подання об'єднаної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ;
• Оформлення довідок про доходи працівників;

Група обліку основних засобів та матеріальних цінностей (бухгалтер з обліку ОЗ та ТМЦ):

• Оприбуткування, переміщення та списання основних засобів, нематеріальних активів, запасів (сировина, товари, МШП);
• Нарахування амортизації;
• Участь в інвентаризації.

Група обліку розрахунків з контрагентами (бухгалтер з розрахунків):

• Облік розрахунків з постачальниками та покупцями;
• Проведення актів звірки взаєморозрахунків;
• Контроль дебіторської та кредиторської заборгованості.

Група податкового обліку (бухгалтер з податків/провідний бухгалтер):

• Реєстрація податкових накладних та розрахунків коригування;
• Формування податкового кредиту та зобов'язань з ПДВ;
• Складання декларації з ПДВ та податку на прибуток;
• Облік інших податків та зборів (екоподаток, плата за землю тощо).

Касова та банківська група (касир/бухгалтер з банківських операцій):

• Ведення касових операцій;
• Робота з системою «клієнт-банк», проведення платежів;
• Облік операцій на рахунках в банках.

Цей шаблон є орієнтовним. На практиці функції можуть поєднуватися: наприклад, один бухгалтер може вести облік ОЗ та розрахунки з постачальниками. Головне — чітко розподілити обов'язки та зони відповідальності у посадових інструкціях та Положенні про бухгалтерську службу.

Висновки:

1. Для середнього підприємства оптимальна форма — створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером (ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік);
2. Структура та функції служби обов’язково фіксуються у внутрішніх документах: наказі про організацію обліку, Положенні про бухгалтерську службу та штатному розписі (до 28.08.2025 р. — обов’язковий, після — необов’язковий);
3. Типова структура включає головного бухгалтера, заступника та функціональні групи (зарплата, ОЗ і ТМЦ, розрахунки з контрагентами, податковий облік, каса та банк); на практиці функції часто поєднуються залежно від розміру та специфіки підприємства.