«Перехідні» відпускні в бухобліку, звіті з ЄСВ та у звіті за ф. № 1ДФ

Перехідні відпускні в бухобліку

Щодо госпрозрахункових підприємств, то в них є варіанти на вибір, який треба зробити в обліковій політиці. Оскільки для них національними стандартами бухгалтерського обліку спеціальні правила не встановлені. 

Можна діяти як бюджетникам та відобразити операцію в бухобліку з нарахування перехідних відпускних безпосередньо в тому місяці, коли працівник їх отримав. 

А можна піти іншим шляхом і поділити перехідні відпускні на п’ять частин, пропорційно кількості календарних днів відпустки в кожному з місяців, за які вона надається. 

Аргументи в цьому випадку такі. За ст. 8 Закону про бухоблік, питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника або уповноваженого органу  (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів. 

Підприємство самостійно визначає за погодженням з власником або посадовою особою  відповідно до установчих документів облікову політику підприємства, затверджує правила документообігу і технологію облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку. 

Тож господарські операції, у тому числі за невідпрацьований час, відображаються небюджетниками в бухобліку відповідно до законодавства та затвердженої облікової політики. І якщо в законодавстві відповіді на певне питання немає, то госпрозрахункове підприємство має право визначитися з тим, коли відображати перехідні відпускні, у власній обліковій політиці. 

Якщо створється резерв відпускних, записи бухобліку при нарахуванні відпусткних будуть такими Дт 471 Кт 661, а якщо резерв відпускних не створювали, то нарахування відпускних робимо такими записами:  Дт 23, 91, 92, 93, 94, 97 Кт 661

Про це ми писали тут https://news.dtkt.ua/labor/labor-relations/48544

Перехідні відпускні у звіті з ЄСВ

Частиною другою  ст. 9 Закону про ЄСВ встановлено, що обчислення єдиного внеску здійснюється на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) виплат (доходу), на які відповідно до цього Закону нараховується єдиний внесок.

Страхувальники – працедавці під час кожної виплати заробітної плати (доходу), на суми якої (якого) нараховується єдиний внесок, одночасно з виданням вказаних сум зобов’язані сплачувати нарахований на ці виплати ЄСВ у розмірі, встановленому для таких платників (авансові платежі). Кошти перераховуються одночасно з отриманням (перерахуванням) коштів на оплату праці (виплату доходу), у тому числі в безготівковій або натуральній формі.

Процедура, форма, терміни надання до ДФС звіту щодо сум нарахованого ЄСВ визначено у Порядку №435. 

Працедавці формують та надають Звіт про суми нарахованої заробітної плати  (доходу, грошового забезпечення, допомоги, надбавки, компенсації) застрахованих осіб та сумах нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за формою №Д4, наведеною у додатку 4 до Порядку №435. В таблицях 6 та 7 Звіту за формою Д4 відображаються нараховані суми заробітної плати (доходу). 

У разі, якщо відпускні наступного місяця виплачуються та нараховуються в поточному місяці, то їх слід відобразити у Звіті за формою №Д4 за поточний місяць, але вказати в графі 11 таблиці 6 місяць, за дні якого вони нараховані.

Відпускні в таблиці 6 Звіту за формою №Д4 відображаються окремим рядком с кодом типу нарахувань «10» в графі 10.

Тому на застраховану особу в таблиці 6 ЄСВ-звіту за листопад 2019 року мають бути заповнені шість рядків:

1 рядок — із зарплатою за листопад 2019 року;

2 рядок — із відпускними за листопад 2019 року;

3 рядок — із відпускними за грудень 2019 року.

4 рядок -  із відпускними за січень 2020 року;

5 рядок  - із відпускними за лютий 2020 року;

6 рядок  - із відпускними за березень 2020 р.

Тут слід бути уважними особливо з відпускними за січень, лютий, березень 2020 р., оскільки у зв’язку із зміною розміру МЗП з 2020 р., буде змінено й мінімальний розмір внеску ЄСВ. У 2019 р. – 918,06 грн Тож, у місяцях наступного року слід буде перевірити чи є дотримання мінімального розміру внеску ЄСВ, якщо немає, то слід буде вже безпосередньо в звіті з ЄСВ за січень, лютий та березень зробити доплату ЄСВ до мінімального припустимого розміру й відобразити відповідно у таблиці 6 звіту з ЄСВ так звану «дотяжку» ЄСВ з кодом типу нарахувань «13».

Перехідні відпускні у ф. № 1ДФ

Правила відображення перехідних відпускних у податковому розрахунку за формою № 1ДФ, затвердженому в Порядку № 4, відрізняються від правил оподаткування таких виплат ПДФО. 

Якщо платник податку отримує доходи у вигляді заробітної плати за період її збереження, у тому числі за час відпустки, то з метою їх оподаткування, такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування (пп. 169.4.1 ПКУ).

ПДФО сплачується в момент виплати відпускних (пп. 168.1.2 ПКУ).

В зазначеному випадку нарахування і виплата відпускних відображається в формі №1ДФ у І кварталі.

Водночас слід пам’ятати, що в графі 3а «Сума нарахованого доходу» форми №1ДФ відображаються нараховані фізичній особі доходи незалежно від того, виплачені вони, чи ні, а в графі 3 «Сума виплаченого доходу» – суму фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом (з ознакою доходу «101»).

Отже, у формі № 1ДФ відпускні слід відображати  з ознакою доходу «101». Нарахований дохід зазначають  у графі 3а, а суму фактично виплачених відпускних — у графі 3 (п. 3.3 Порядку № 4). Навіть якщо перехідна відпустка припадає на місяці різних кварталів, загальну суму виплачених відпускних слід відобразити  у кварталі, коли їх фактично виплатили, а нарахування – у тих кварталах, на які припадають дні, за які нараховані відповідні суми. Військовий збір зазначають  у розділі ІІ форми № 1ДФ без персоніфікації за таким самим алгоритмом розподілу.

Проте звертаємо увагу, що податківці роз'яснювали дещо інакше - https://news.dtkt.ua/taxation/pdfo/55481. За цим неофіційним роз’ясненням, яке надано у формі листівки, повну суму відпускних слід слід відобразити у формі № 1ДФ за 4 квартал 2019 року – як нараховану суму, так і  виплачену суму.

У підкатегорії ЗІР 103.25 у відповідь на запитання «Яким чином відображати у податковому розрахунку за ф. 1ДФ суми виплат у зв`язку з тимчасовою втратою працездатності (лікарняні) та відпускні, нараховані та виплачені у одному звітному періоді (кварталі) за минулі або наступні звітні періоди?» податківці зауважують, що у  випадках, коли проводяться донарахування і виплати сум за попередні податкові періоди (місяці), зокрема, суми виплат у зв`язку з тимчасовою втратою працездатності (лікарняні), або нарахування відпускних за майбутні періоди, то такі суми донарахувань (нарахувань) при здійсненні перерахунку слід відносити до відповідних податкових періодів, за які провадяться нарахування - (п.п. 169.4.1 ПКУ).

На нашу думку, більш правильний другий підхід і ми рекомендуємо діяти так, як зазначено в ЗІР – тобто у формі №1ДФ за 4 квартал 2019 року відобразити нарахування відпустки за дні 2019 року та виплату повної суми, а у формі №1ДФ за 1 квартал 2020 – решту нарахованої суми відпускних без відображення виплати.