Працівник у відрядженні запізнився на потяг та здав квиток: як це обліковувати?

У даному випадку керівник підприємства не видавав наказів про продовження відрядження, зміну маршруту тощо, а отже,  працівник спізнився на потяг зі своєї вини. 

Оскільки працівник здав квиток вартістю 450 грн після відправлення потяга, то перевізник  відшкодував підприємству лише 26 грн. Неповернуті кошти в сумі  450 – 26 = 424 грн – це по суті є надміру витрачені кошти у відрядженні, які оподатковуються ПДФО відповідно до п. 170.9 ПКУ. 

Зокрема, за наявності надміру витрачених коштів така сума повертається  відрядженим працівником в касу або зараховується на банківський рахунок підприємства, до або під час подання авансового звіту. Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ авансовий звіт подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження.

Сума надміру витрачених коштів, отриманих працівником на відрядження або під звіт, та не повернутих у вищевказані строки, оподатковується ПДФО відповідно до пп. 164.2.11 ПКУ.

Таким чином, якщо працівник не повертає різницю в сумі 424 грн до каси або на рахунок підприємства до закінчення 5-го банківського дня після завершення відрядження, її слід оподаткувати ПДФО. При цьому застосовується натуральний коєфіцієнт відповідно до п. 164.5 ПКУ.

Також ця сума оподатковується військовим збором за ставкою 1,5%.

Вартість другого квитка, за яким працівник повернувся з відрядження, обліковується за загальними правилами як витрати на відрядження:

• Дт 23, 91-94 Кт 372 за авансовим звітом працівника;
• Дт 372 Кт 301, 311 – відшкодування працівнику вартості квитка.

Пропонуємо таку схему бухобліку вищевказаних операцій у таблиці. Для спрощення прикладу припускаємо, що підприємство не відображає податковий кредит з вартості квитків.