Працівник здійснює поїздки на службовому авто в межах однієї доби: як правильно списати пальне?

На даний момент визначення поняття службового відрядження залишилося лише в Інструкції №59, яка діє лише для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. 

Так, відповідно до п. 1 Інструкції №59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади (поїздка державного службовця - за розпорядженням керівника державної служби), підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі - підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства). Таким строком може бути і одна доба. 

Якщо підприємство не відноситься до органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, воно має право не застосовувати Інструкцію №59 та самостійно визначити, які поїздки будуть вважатися відрядженнями, а які – ні. Це може бути визначено у колективному договорі (за його наявності), у трудовому договорі з працівником чи у правилах внутрішнього трудового розпорядку, у положенні про відрядження тощо. 

Наприклад, на підприємстві службові поїздки в межах однієї доби можуть не вважатися відрядженнями, про що треба зазначити в одному із  вищевказаних документів. Витрати пального на такі поїздки підтверджуються у загальному порядку – на підставі обліку роботи легкового автомобіля, на якому здійснюються такі поїздки. Зокрема, документальним підтвердженням роботи службового автомобіля можуть бути подорожні листи, у яких слід зазначити маршрут руху автомобіля, його пробіг та рух пального. При цьому в посадові обов’язки відповідно до посадової інструкції директора повинно входити вирішення тих питань, які він фактично вирішує у таких поїздках (наприклад, контроль якості раніше проданих засобів захисту рослин, налагодження збуту продукції у певних регіонах тощо).

Якщо така поїздка триває більш ніж одну добу і скерований у поїздку працівник несе витрати на проживання, то такі поїздки ми радимо визначати та оформлювати як відрядження, щоб можна було компенсувати працівнику такі витрати на проживання та добові витрати. Витрати на пальне в цому разі також списуються на підставі подорожніх листів як витрати на проїзд у відрядженні.