Розрахунок сум відпускних: виправлення помилки

Запитання: Якщо в січні 2014 р. працівник пішов в відпустку на 90 к.д., відпускні були нараховані та виплачені в січні 2014 р. Але відпускні не розбиті по нарахуванням кожного місяця (01-02-03 м.). Гранична межа для нарахування - 20706,00, яка була застосована в січні. Якщо перерахувати відпускні по місяцям, виникає недоїмка по єдиному соцвнеску. Як правильно виправити помилку, та нарахувати самим штрафні санкції та пеню? А якщо ці відпускні відобразити, як компенсацію за невикористану відпустку? 

Відповідь: При нарахуванні відпускних у січні 2014 р. слід було визначити суму відпускних для кожного місяця окремо та розрахувати ЄСВ виходячи з сум доходу кожного окремого місяця. 

Згідно п. 4.9 Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, що затверджений наказом Міндоходів від 09.09.2013 № 454 (далі – Порядок № 454), нарахування відображаються за календарний місяць (з першого до останнього числа місяця). На одну застраховану особу допускається декілька записів у таблиці 6 додатка 4 до Порядку № 454 (далі – додаток 4), якщо протягом одного звітного періоду нарахування здійснювалися за поточні та майбутні періоди, зокрема, відпускні. 

Виправленню помилок у звітності з ЄСВ присвячено розділ V Порядку № 454. Помилки, які стосуються невірно зазначеної суми доходу або утриманого ЄСВ треба виправляти в Таблиці 6 додатку 4 за той звітний період, в якому такі помилки були знайдені та виправлені, окремим рядком. Якщо потрібно зменшити в персоніфікованих даних певну суму ЄСВ, в цьому рядку дублюються помилкові дані, зазначені у звітності раніше, але в реквізиті 10 «Код типу нарахувань» зазначається 3, і це означатиме суму заробітної плати (доходу), нараховану у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальником самостійно зменшено зайво нараховану суму ЄСВ. Якщо ж, навпаки, страхувальник збільшує суму ЄСВ, виправляючи помилку самостійно, то він зазначає в цьому реквізити код типу нарахувань 2. 

При цьому обов’язково зазначається місяць та рік, за який проведено нарахування (реквізит 11), що дає змогу в одній Таблиці 6 додатку 4 виправити помилки за декілька звітних періодів.

Штрафні санкції застосовуються згідно ст. 25 Закону України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування" від 08.07.2010 р. № 2464-VI (далі – Закон № 2464). В даному випадку може бути застосовано адміністративну та фінансову відповідальність.

Адміністративна відповідальність встановлена ст. 165-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 р. № 8073-X  і передбачає: 

- за порушення порядку нарахування ЄСВ - накладення штрафу на посадових осіб від 20 до 30 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (далі НМДГ). Оскільки НМДГ становить 17 грн , то розмір штрафу складатиме 340-510 грн;

- за несплату або несвоєчасну сплату ЄСВ у сумі, що не перевищує 300 НМДГ (тобто 5100 грн), - накладення штрафу на посадових осіб від 25 до 50 НМДГ (425 – 850 грн.); за несплату або несвоєчасну сплату ЄСВ у сумі більше 300 НМДГ - накладення штрафу на посадових осіб від 50 до 100 НМДГ (850-1700 грн.). 

Фінансова відповідальність, встановлена ч. 10 та ч. 11 ст. 25 Закону № 2464, з 01.01.2015 р. передбачає наступне: 

- на суму недоїмки нараховується пеня з розрахунку 0,1 % суми недоплати за кожний день прострочення платежу (зверніть увагу, що строки давності та розмір самої пені сумою такої недоплати не обмежено);

- за донарахування територіальним органом доходів і зборів або платником своєчасно не нарахованого ЄСВ накладається штраф у розмірі 10 % зазначеної суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більш як 50 відсотків суми донарахованого ЄСВ;

- за несплату, неповну сплату або несвоєчасну сплату суми ЄСВ одночасно з видачею сум виплат, на які нараховується ЄСВ (якщо відпускні були виплачені, а ЄСВ сплачено в заниженій сумі), накладається штраф у розмірі 10 % таких несплачених або несвоєчасно сплачених сум.

Згідно ст. 25 Закону № 2464 у разі виявлення своєчасно не сплачених сум страхових внесків платники ЄСВ зобов'язані самостійно обчислити ці внески і сплатити їх з нарахуванням пені в порядку і розмірах, визначених ст. 25 Закону № 2464. Суми недоїмки стягуються з нарахуванням пені та застосуванням штрафів, а орган ДФСУ надсилає платникам ЄСВ, які мають недоїмку, вимогу про її сплату. Тобто платники ЄСВ мають сплатити саму суму ЄСВ з урахуванням пені, а штрафи – згідно вимоги органу ДФСУ.

Нажаль, повністю замінити виплату відпускних на виплату компенсації невикористаних днів відпустки не вдасться, тому що така компенсація виплачується лише при звільненні працівника згідно ст. 83 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 р. № 322-VIII. Але за бажанням працівника частина щорічної відпустки може бути замінена грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні. Тож в даному випадку, на нашу думку, працівник має право на грошову компенсацію 90 – 24 = 66 календарних днів відпустки.