У разі смерті працівника в графі 7 форми №1-ДФ проставляється дата смерті

Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) використовуються контролюючими органами та органами місцевого самоврядування, юридичними особами незалежно від організаційно-правових форм, включаючи установи Національного банку України, банки та інші фінансові установи, біржі, особами, які провадять незалежну професійну діяльність, фізичними особами - підприємцями, а також фізичними особами в усіх документах, які містять інформацію про об’єкти оподаткування фізичних осіб або про сплату податків.

 Згідно з п. 17 р. VII Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків, затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів України від 10.12.2013 № 779 (далі - ДР), обліковим карткам фізичних осіб, які на момент набрання чинності ПКУ зареєстровані в ДР, присвоюються номери, що відповідають ідентифікаційним номерам платників податків - фізичних осіб. Документи про реєстрацію фізичних осіб у ДР, видані органами державної податкової служби у порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності ПКУ, вважаються дійсними для всіх випадків, передбачених для використання реєстраційних номерів облікових карток фізичних осіб, не підлягають обов’язковій заміні та є такими, що засвідчують реєстрацію фізичних осіб у ДР.

     При цьому, Кодекс законів про працю України зі змінами та доповненнями не містить такої підстави припинення трудового договору як смерть працівника. Проте слід зазначити, що трудовий договір не може існувати без однієї із його сторін, тому припинення трудових відносин з померлим працівником слід оформляти письмовим наказом (розпорядженням) керівника. Такий наказ оформляється після отримання роботодавцем свідоцтва про смерть. При цьому, датою припинення трудових відносин буде дата смерті, зазначена в такому свідоцтві.

     Відповідно до п. 4.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 року N 58, у разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу. У трудовій книжці померлого працівника у розділі ”Відомості про роботу” і дати запису у графі 3 записується: ”Роботу припинено у зв’язку зі смертю”, далі заповнюється графа 4 - зазначаються дата і номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується у встановленому порядку.

     Згідно із Довідником ознак доходів, наведених у додатку до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Міндоходів України від 21.01.2014 № 49, сума заробітної плати, яка не була одержана померлим працівником, та виплачується податковим агентом членам його сім’ї, відображається у податковому розрахунку за ф. 1ДФ під ознакою доходу «101» із зазначенням реєстраційного номера облікової картки платника податків (ідентифікаційного номера) такого померлого працівника.

     При цьому, податковий розрахунок за ф. 1ДФ заповнюється в загальнообов’язковому порядку із зазначенням даних померлого працівника (реєстраційного номеру облікової картки, (ідентифікаційного номера), а в графі 7 «Дата звільнення з роботи» проставляється дата смерті.